1. Équipement matériel détaché auprès de l’employé à domicile
Au niveau de outils de télétravail, l’entreprise doit travailleur à domicile le matériel informatique ou bureautique nécessaire à son activité (ordinateur, imprimante, etc.). Il doit également prévoir des plans de travail supplémentaires (bureau, table, chaise). Les frais d’accès à Internet ou au téléphone professionnel sont à la charge de l’employeur, ainsi que le matériel de correspondance (fournitures de bureau et frais de livraison). Il est conseillé de faire signer l’employé une charte informatique pour lui rappeler d’utiliser ce matériel uniquement pour le travail.
2. La sécurité informatique comme objectif principal
De même, le logiciel payant utilisé par le travailleur à domicile doit être fourni par l’entreprise. Certaines normes de sécurité doivent être respectées. Si l’employé doit se connecter à l’intranet de l’entreprise depuis l’extérieur, Configurer l’accès VPN (Virtual Private Network), qui consiste en une connexion Internet sécurisée avec un mot de passe. Les fichiers ou données de l’entreprise sont souvent confidentiels, il est donc recommandé de les chiffrer, tout comme la correspondance par e-mail. Les données, sous forme non cryptée, ne doivent pas être copiées ou stockées sur l’ordinateur. Ils peuvent être perdus en cas de panne ou de vol. Ces bonnes pratiques peuvent y être ajoutées par le employé externe.
3. Outils de travail et de communication en temps réel
Pour rester en contact avec le reste de son équipe, le employé externe utilisera outils de travail collaboratifs. Il existe de nombreux logiciels gratuits ou payants, y compris des logiciels en ligne, qui peuvent être utilisés sans installation. Les calendriers partagés et les solutions de partage de documents en ligne sont également encouragés. La plupart proposent des versions premium, payantes, mais cryptées et sécurisées.
Un webmail doit également être mis en place pour permettre à l’employé d’accéder à distance à ses emails sur le serveur sécurisé de l’entreprise. Les outils de chat et de messagerie instantanée permettent aux employés détachés de rester en contact avec leur équipe. Enfin, les employés disposant d’un logiciel de vidéoconférence peuvent participer à des réunions à distance une présence virtuelle dans les locaux de l’entreprise.