À partir du moment où nous nous asseyons à notre bureau pour le dernier contrôle du smartphone avant de nous coucher, nous nous souvenons constamment de la grande quantité d’e-mails et d’informations qui nous sont envoyés. En 2010, les moyennes ont montré qu’environ 294 milliards de courriels étaient envoyés chaque jour de semaine. Les statistiques de 2011 montrent qu’un compte d’entreprise type a envoyé ou reçu en moyenne 105 e-mails par jour. («Que savez-vous de votre courrier électronique?», DynamicBusiness, 1er septembre 2011) Il est plus difficile de quantifier les documents commerciaux électroniques (rapports, feuilles de calcul, wikis, entrées SharePoint, documents MS Office, etc.) car leur nombre dépend du type d’entreprise et de la verticalité du secteur. . Cependant, la tendance est claire et cette vague toujours croissante de données a – ou devrait avoir – un impact énorme sur les stratégies de conservation des documents et de conservation des litiges, en particulier compte tenu du résultat.
Le stockage des données est coûteux à une si grande échelle et a un lien direct avec les coûts associés à la gestion des risques, en particulier pour les entreprises exposées à des litiges ou à des réglementations gouvernementales. Les frais de traitement, de révision et de production entièrement traités peuvent varier de 2,70 $ à 4,00 $ par document. (Degnan D.Comprendre le coût de l’exploration électronique. Minnesota Journal of Law, Science & Technology. 2011; 12 (1): 151-190.) Bien que personne ne veuille le risque de sanctions pour la consolidation, il s’agit clairement de la meilleure forme d’entreprise. intérêt à réduire radicalement les millions de documents qui sont souvent conservés en vain. En plus de réduire les coûts des litiges en divulguant des informations anciennes, redondantes ou non commerciales, cette pratique réduit également certains des risques et des coûts qui peuvent résulter de la conservation inutilement d’informations potentiellement dangereuses pour le moment. litige en cours ou en cours.
L’alignement de la politique de rétention d’une entreprise sur une stratégie de rétention peut être un défi lorsque des intérêts concurrents existent. Afin d’atteindre un équilibre rentable entre les deux plans, les services juridiques et informatiques doivent mieux coordonner leurs efforts. La gestion des risques est peut-être l’objectif ultime des deux départements, mais leurs perspectives sont suffisamment différentes pour qu’ils sont souvent incapables d’évaluer leur contribution mutuelle à la réalisation de cet objectif. Afin de formuler une politique idéale de tenue de dossiers, ces services doivent s’appuyer mutuellement sur leur expertise.
Toutes les pratiques de tenue de registres sont sujettes à examen si des litiges ou des ordonnances gouvernementales entrent en jeu. Ce niveau de contrôle est basé sur la norme du caractère raisonnable – votre politique spécifique de conservation des enregistrements est-elle «raisonnable» pour les besoins de votre organisation et son exposition aux litiges ou réglementations? Pour mesurer ce seuil de caractère raisonnable, une organisation doit se poser une série de questions concernant les besoins commerciaux, les obligations, les normes de l’industrie et l’exposition aux litiges. En répondant à ces questions, Legal souhaite négocier avec le service informatique. Dans l’intervalle, le service informatique doit faire confiance à la loi quant aux documents soumis à une politique de conservation spécifique.
Les pratiques de conservation appropriées tiennent également compte des délais de prescription ou des exigences légales régissant les périodes de conservation de certains documents. Les documents liés à chaque type de document, y compris les contrats, les dommages corporels / responsabilité du fait des produits, les taxes, Sarbanes-Oxley, l’EPA et l’OSHA, doivent être conservés et détruits en conséquence. Par exemple, selon la compétence du tribunal, le délai de recours peut être de trois à vingt ans à compter de la date de l’infraction. Cependant, la plupart des litiges contractuels sont soulevés pendant la durée du contrat ou immédiatement après la résiliation, ce qui permet aux entreprises d’adapter la conservation des documents contractuels dans une mesure limitée. La meilleure politique de conservation des documents comprend également des procédures de sauvegarde des bandes et d’autres archives plus profondes en raison du coût élevé impliqué dans leur identification, leur utilisation et leur production.
Quand la priorité passera-t-elle de la tenue de registres à l’obligation de régler un différend? L’obligation de conservation est liée lors de la première notification à la partie d’un éventuel litige. « Lorsqu’une partie anticipe raisonnablement un différend, elle suspend la pratique courante de conservation / destruction des enregistrements et exécute le différend pour garantir la conservation des enregistrements pertinents. » Goodman c.Praxair Services, Inc., __ F.Supp.2d __, 2009 WL 1955805 à * 14 (D.Mt.7 juillet 2009) (citant Zubulake IV, 220 F.R.D. à 218). Il existe des «événements déclencheurs» évidents (et plus subtils) qui peuvent nécessiter la suspension des essais. Les assignations à comparaître, les productions ordonnées par les tribunaux, la réception d’un processus ou une plainte sont des indicateurs clairs que vous et votre organisation avez l’obligation de conserver les informations pertinentes. En outre, les risques de litiges pour un employé, un client ou un entrepreneur, comme dans une lettre de demande ou un e-mail, obligent également une entreprise à protéger les informations pertinentes contre la sporadisation. Les plaintes déposées par un employé au sujet de problèmes liés au travail, tels qu’un environnement de travail hostile, le harcèlement sexuel et la discrimination fondée sur l’âge, entraîneraient également des litiges sur les documents pertinents.
Le processus d’arrestation des procès peut être très difficile, long et coûteux à mettre en œuvre en pleine conformité avec les règles de découverte et la jurisprudence. Heureusement, avec l’augmentation des données stockées électroniquement au cours de la dernière décennie, plusieurs solutions logicielles en tant que service (SaaS) sont devenues disponibles pour faciliter ce processus encombrant. Ces outils aident les conseillers externes et les conseillers internes à envoyer rapidement les documents de litige aux gardiens appropriés et à contrôler l’acceptation des mandats d’arrêt.
La coopération, les pratiques et pratiques raisonnables et les différentes périodes de conservation des documents sont tous des moyens importants de réduire de manière proactive les coûts de litige de votre entreprise. Non seulement les coûts de stockage seront réduits, mais lorsque vous prendrez le temps d’examiner et de produire ces documents, votre entreprise réalisera probablement des économies importantes. Pour maximiser l’efficacité, votre entreprise peut adopter de nouvelles technologies qui compliqueront l’exécution intimidante d’un mandat d’arrêt légal. Malgré le flux constant d’e-mails, de rapports, de feuilles de calcul et d’autres informations, la gestion de la conservation des enregistrements et des litiges n’a pas à être écrasante.
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