Les entreprises doivent généralement acheter fournitures de bureau aussi fournitures administratives : Rames de papier, papier à en-tête, cartouches d’encre ou toner d’imprimante … Ces produits génèrent traitement comptable spécifique. Compta-Facile le présente et répond à la question: comment considérer les fournitures de bureau et administratives?
Comptabilisation de l’achat d’articles de bureau et administratifs
Tous fournitures de bureau et le fournitures administratives sont complètement consommés lors de la première utilisation et disparaissent immédiatement après utilisation. Ils représentent les soi-disant emplois comptabilité et sont enregistrés dans les notes de frais (comptes de classe 6 « Dépenses ») et plus spécifiquement dans le compte 6064 « Exigences administratives ».
Veuillez noter que des règles différentes s’appliquent au mobilier de bureau et au matériel informatique (ordinateur, imprimante, tablette, smartphone). Dans la plupart des cas, ils doivent être capitalisés, c’est-à-dire enregistrés dans un compte « Immobilisations » de classe 2 et précisément dans le compte 2184 « Mobilier » ou 2183 « Bureau et matériel informatique ». Cependant, il existe des exceptions, en particulier pour les biens de faible valeur qui peuvent être laissés en tant que dépenses et immédiatement déduits dans le compte de profits et pertes.
Le voicicomptabilisation d’une facture pour l’achat de fournitures de bureau et de fournitures administratives :
- Nous charge :
- Compte 6064 « Exigences administratives »,
- Compte 44561 « TVA déductible sur d’autres biens et services »,
- Et nous crédits compte 401 « Fournisseurs ».
Une fois la facture payée:
- Nous charge le compte 401 « Fournisseurs »,
- Et nous crédits compte 512 « Banque ».
Exemple : le 15/01 / N. une entreprise achète un paquet de papier pour un montant de 300 euros HT auquel s’ajoute la TVA de 60 euros que l’entreprise peut récupérer auprès de la trésorerie. La facture est payée le 01/01 / N par chèque. L’entrée suivante est enregistrée le 15/01 / N dans un journal d’achat:
- Débit de compte 6064 « Exigences administratives » pour 300 €.
- Débit du compte 44561 « TVA déductible sur d’autres biens et services » pour 60 €.
- Et crédit du compte 401 «Fournisseurs» pour 360 €.
À compter du 31/01 / N, l’entreprise devra cette fois inclure les éléments suivants dans son journal bancaire:
- Débit du compte 401 «Fournisseurs» pour 360 €,
- Crédit du compte 512 « Banque » pour 360 €.
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Comptabilisation de la régularisation des fournitures de bureau et administratives inutilisées
A l’issue de chacun de ses exercices, chaque entreprise (commerçants, artisans et industriels, à l’exception des professions libérales autorisées à ne tenir que la comptabilité de caisse), doit effectuer des travaux d’inventaire. Ils consistent notamment à identifier tous les biens présents dans l’entreprise, en quantité (réalisation d’un inventaire physique) et en valeur (valorisation des stocks). Les fournitures de bureau et les fournitures administratives ne font pas exception à cette règle, mais il y a une nuance étant donné la nature « non stockable » de ces frais. Au lieu d’inclure des parts pour la fraction correspondant à fournitures non consommées à la fin de l’exercice, il faudrainclure une dépense payée d’avance. Le voiciécrire pour aller à la comptabilité :
- Nous charge le compte 486 « Charges payées d’avance »,
- Et nous crédits compte 6064 « Exigences administratives ».
Cette écriture doit être reprise à l’ouverture de l’exercice suivant (on parle de reprises dans les comptes):
- Nous charge compte 6064 « Exigences administratives »,
- Et nous crédits compte 486 « Charges payées d’avance ».
Exemple : Une entreprise achète 20 toners d’imprimante pour 100 euros HT chacun. Elle les recevra le 25/06/11. Elle clôt son exercice le 30/06/1, procède à son inventaire et se rend compte qu’elle n’en a pas utilisé. La facture d’achat est correctement affichée le 25-06 / N. Au 30/06 / N, l’entreprise doit donc inclure les frais payés d’avance dans un magazine avec différentes activités:
- Débit du compte 486 « Charges constatées d’avance » pour 2 000 €.
- Crédit du compte 6064 « Fournitures administratives » pour 2 000 €.
Les frais d’entrée de 2 000 euros sont donc totalement neutralisés dans le compte de résultat (2 000 – 2 000 = 0).
Conclusion : Les achats de fournitures de bureau et de fournitures administratives sont enregistrés au compte 6064 « Fournitures administratives ». À la fin de l’exercice, lorsque leur montant est important, les fournitures non utilisées entraînent des charges payées d’avance (DPA).