Que signifie Cloud ERP? – Définition IT de Whatis.fr

Cloud ERP – ou ERP en mode cloud – est un progiciel de gestion intégré (Enterprise Resource Planning) qui s’exécute sur la plate-forme cloud de l’éditeur ou d’un fournisseur tiers (AWS, Azure, etc.) plutôt que dans le centre de données. de l’entreprise cliente.

ERP rassemble les processus métier d’une entreprise, tels que la comptabilité, les ressources humaines ou la gestion des stocks et des achats, dans un seul système. Avant la généralisation du cloud, les ERP étaient réalisés “sur site” chez les entreprises clientes. L’ère de l’ERP cloud a commencé lentement en 1998 avec le premier ERP accessible via Internet: NetLedger, devenu par la suite NetSuite (acquis depuis par Oracle).

Composants d’un progiciel ERP en mode cloud

Cloud ou sur site, les ERP centralisent toutes les informations transactionnelles et opérationnelles de l’entreprise dans une seule base de données. Cette source de données uniforme sert de base à tous les modules qui la remontent.

Par exemple, une commande d’achat saisie par le service des achats est regroupée dans l’ERP et utilisée pour la logistique (pour vérifier la réception) et la comptabilité (pour le paiement).

L’objectif d’un ERP avec ses modules reliés par cette base de données (d’où le nom français de progiciel “intégré”) – et contrairement aux applications clairsemées (“le meilleur de la race”) – est de s’assurer que les informations ne se contredisent pas entre services et services . Cela réduit le risque d’erreurs, raccourcit le temps et la coordination (par exemple entre le bon de commande, la livraison, la facture et le paiement) et facilite les rapports.

Quel que soit le mode de mise en œuvre, les modules communs à tous les systèmes ERP concernent les fonctions clés de la comptabilité et de la finance, et les processus associés (analyse financière, prévision et reporting). Ils sont regroupés sous la dénomination «ERP financier».

La plupart des ERP proposent également des modules de gestion du capital humain (Human Capital Management, HCM ou SIRH en français) et de gestion de la relation client (CRM for Customer Relationship Management ou GRC, Gestion de la Relation Commerciale, en français). Les modules d’achat, de gestion des stocks et de traitement des commandes sont également largement utilisés. Toutes ces fonctions sont communes à presque tous les secteurs, qu’il s’agisse d’un produit tangible, immatériel ou de service.

Les entreprises qui fabriquent ou distribuent des biens physiques et des matières premières ont souvent besoin d’add-ons pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM), une fonction complète qui englobe des processus complexes de distribution, de stockage et de transport. et des fonctions de logistique et de planification telles que la prévision et la gestion des ventes.

Ces industries utilisent également souvent un module de planification des besoins en matériaux pour planifier, planifier et acheter des matières premières et des composants pour la production.

En plus de ces fonctions générales, les entreprises optent généralement pour des modules ERP plus spécialisés et adaptés à leur activité.
Par exemple, une entreprise avec beaucoup d’équipement dispose souvent d’un module de gestion des actifs ou des immobilisations (EAM).
Un fabricant peut également utiliser un module PLM (Product Lifecycle Management) pour gérer tous les processus de planification et de données d’un produit, de la conception à la démolition en passant par l’ingénierie, la fabrication et la distribution.

Si l’entreprise souhaite revoir sa performance financière et opérationnelle en profondeur et rapidement, elle peut se doter d’un module de gestion de la performance plus analytique (Enterprise Performance Management ou EPM). Un bureau d’études peut s’équiper d’un module avancé de gestion de projet.

Certains ERP combinent toutes ces fonctions dans une suite intégrée; mais les entreprises ajoutent souvent des modules d’autres éditeurs, spécialistes du rôle requis (Salesforce dans le CRM, Ariba ou Ivalua dans les achats, Workday pour les RH) et dont le logiciel est intégré dans l’ERP principal. Cette approche “best of” se justifie surtout lorsque les fonctions natives de l’ERP ne sont pas suffisamment développées pour leurs besoins.

Les différents types d'implémentations ERP
Différents types d’implémentations ERP

ERP sur site ou dans le cloud

Au cours des premières années, les ERP cloud offraient moins de modules que leurs homologues sur site. Mais l’écart s’est rétréci lorsque les fournisseurs ont déplacé leurs efforts de développement des versions «sur site» vers «SaaS» (l’un des types d’ERP cloud, voir ci-dessous). Tant d’ERP cloud proposent aujourd’hui la gamme complète de modules fonctionnels disponibles sur site.

Peu importe ce que disent les éditeurs, la parité fonctionnelle n’est pas toujours complète et les ventes sur site d’ERP dépassent toujours celles en mode cloud.

Un autre élément important à comprendre est que l’ERP SaaS est partagé entre les différents clients. Dans ce modèle dit «multi-locataire», plusieurs «locataires» (les «locataires») utilisent la même copie, appelée «instance», du logiciel.
En conséquence, ces instances sont standardisées – certains diraient simplifiées – car le même logiciel doit répondre à des besoins très différents selon les clients. Cette raison explique presque uniquement pourquoi les ERP SaaS ont tendance à fournir le «plus petit dénominateur commun» des modules, par rapport à leurs homologues sur site.

De plus, l’ERP en mode SaaS n’est pas personnalisable. Il est souvent paramétrable, mais le développement de “spécifiques” (fonctionnalités internes qui s’ajoutent à l’ERP pour répondre au mieux aux besoins métiers d’une entreprise) ne fait pas partie de la philosophie de l’ERP cloud. Pour atténuer cette affirmation, cependant, nous pouvons voir que de plus en plus d’éditeurs proposent un PaaS spécial pour développer un code complémentaire pour ERP – mais cela reste bien au-delà de ce qui a été fait «sur site».

Ce manque de «spécifique» peut être vu comme une faiblesse par les entreprises (notamment les entreprises qui se sont beaucoup développées). Au contraire, les partisans du SaaS y voient une force qui aide à diffuser les meilleures pratiques du secteur, à réduire les coûts et à atténuer les bogues et les erreurs.

L’ERP sur site implique généralement des coûts initiaux élevés (achat de licences pluriannuelles, support, matériel, base de données, système d’exploitation, etc.). À l’inverse, l’ERP SaaS prend généralement la forme d’un abonnement mensuel par utilisateur (bien que certains éditeurs combinent les deux modèles de tarification). Le ticket d’entrée à l’ERP en mode SaaS est beaucoup plus faible, de sorte que les éditeurs se sont souvent initialement concentrés sur les PME et les moyennes capitalisations avec ce type d’offres.

Malgré ces différences, la discussion sur le modèle à long terme le moins cher fait rage. Ce qui est certain, c’est que les éditeurs poussent ce modèle, qui leur procure des revenus récurrents grâce à l’abonnement. Ils louent également les avantages d’interfaces plus «modernes» et intuitives, de mises à jour continues ou deL’intelligence artificielle portée à l’ERP cloud face au vieillissement de l’ERP sur site. Mais les fournisseurs font toujours face à la résistance de nombreuses entreprises qui doutent que l’ERP cloud réponde à tous leurs besoins et / ou si les coûts financiers à long terme seront attractifs. Sans compter que certaines entreprises ne souhaitent pas confier leurs applications critiques et leurs données à un prestataire extérieur.

Outre le prix, les problèmes de confidentialité et de sécurité sont l’autre grand débat autour de l’ERP cloud.

Cloud ERP, car accessible à distance via Internet (ou via un VPN), à première vue semble plus vulnérable aux pannes de réseau. De plus, certaines entreprises hésitent à sous-traiter leurs logiciels. Mais les réseaux internes sont également confrontés à des échecs, et toutes les entreprises n’ont pas l’expertise pour assurer la pérennité de leur ERP.

En termes de sécurité, les premières inquiétudes concernant la sécurité du stockage en nuage des données sensibles se sont apaisées lorsque les entreprises ont réalisé que leurs propres centres de données pourraient s’avérer moins sécurisés que ceux des fournisseurs.

Mais récemment, des problèmes liés à l’extraterritorialité du droit américain (CLOUD Act, Patriot Act, FISA, Umbrella Act, etc.) ont rendu les données du cloud accessibles aux tribunaux des États-Unis où qu’elles soient stockées et soient détournement officieux, mais éventuellement comme outil d’intelligence économique, ressusciter l’ombre du doute et relancer le débat, notamment dans les secteurs les plus sensibles (armement, défense, santé, etc.) et les plus compétitifs.

Entre cloud et «on prem», les entreprises peuvent choisir de ne pas choisir et opter pour une combinaison des deux, appelée «ERP hybride». Une configuration très classique associe un ERP sur site – par exemple un système ultra personnel et étroitement intégré à d’autres systèmes internes de gestion de production et d’entrepôt – avec des modules SaaS pour gérer le capital humain ou la relation client.

Cette tendance vers un mix d’ERP et de modèles d’implémentation, ainsi que de fournisseurs, transforme la définition de l’ERP. Les applications métier se composent désormais souvent d’un assemblage plutôt que d’une seule suite ERP dans un seul bloc.

Un «ERP post-moderne» comme celui-ci apporte de la flexibilité, mais apporte également des défis d’intégration – l’intégration native qui a été à la base de la définition de l’ERP.

Types d’ERP cloud

Les éditeurs aiment dire que leur ERP est “cloud”. Mais il y a le cloud et le cloud. Dans certains modèles d’implémentation, le fournisseur déplace simplement l’infrastructure ERP sous-jacente, sans changer le code du progiciel sur site. Ces ERP sont alors hébergés sur un IaaS et le terme «cloud» n’est pas vraiment correct. Les éditeurs font néanmoins l’éloge de ces services «lift and shift» car ils sont bien adaptés aux clients réticents à adopter les produits ERP en mode SaaS (mises à jour partagées, standardisées et régulières – qui peuvent ne pas plaire à tout le monde) , mais souhaitez tout de même profiter de l’évolutivité et de la tranquillité d’esprit qu’apporte l’infrastructure cloud.

Les acheteurs feraient donc bien de demander aux fournisseurs ERP ce qu’ils entendent exactement par «cloud».

L’offre à la demande multi-locataires est la forme la plus pure de cloud (SaaS).

Vient ensuite le modèle «monotenant à la demande», où chaque client dispose de sa propre copie du logiciel ERP fonctionnant sur la plate-forme du fournisseur. Dans ce modèle «SaaS à locataire unique», le client dispose toujours d’une puissance de calcul évolutive et de la flexibilité de la tarification des abonnements, mais ses données et son système ERP sont séparés de ceux des autres clients. Certaines entreprises choisissent cette option pour leurs propres raisons de sécurité et de confidentialité ou pour se conformer aux obligations légales (conformité) des pays dans lesquels elles opèrent.

Les deux types d’ERP SaaS (multi-tenant et single tenant) sont souvent hébergés sur un cloud public, où l’infrastructure et les services dépendent d’un fournisseur différent de l’éditeur ERP. Depuis la fin des années 2010, la plupart des fournisseurs d’ERP dans le cloud ont externalisé cette fondation à de grands noms du marché tels que AWS, Google Cloud, IBM ou Microsoft Azure.

Le troisième type important d’ERP cloud est le «cloud privé». Le SaaS monotenant en fait souvent partie. Mais d’autres types de clouds privés n’ont pas cela nuage puis le nom (et cela signifie simplement qu’il est accessible sur Internet). Dans l’ERP de cloud privé, le logiciel et le matériel sont ceux d’un seul client. Dans certains cas, le client ERP exerce même un certain contrôle sur le centre de données et ne délègue pas toutes les responsabilités à l’hébergeur. Un ERP de cloud privé peut même s’exécuter sur site, dans les murs de l’entreprise cliente. Au lieu de cloud on pourrait donc parler d’ERP “en mode hébergé et géré”.

En pratique, il est possible de combiner cloud privé et cloud public pour un ERP, en fonction des modules et des couches. La même chose n’est vraie que pour le cloud public, où le multi-locataire peut être pertinent pour certains niveaux et pas pour d’autres. Un client peut profiter des avantages de la base de données, du système d’exploitation et du pool de matériel tout en exécutant son application ERP de manière monotone.

Forces et avantages de l’ERP cloud

La maintenance d’un ERP cloud peut être plus facile que la maintenance d’un ERP sur site car l’éditeur d’ERP cloud prend en charge à la fois les logiciels et le matériel. Un ERP cloud bénéficie également de garanties de disponibilité (SLA), de sauvegarde et de reprise après sinistre Interruptions de limite (PRA).

La commodité et le faible coût de la connectivité Internet permettent d’étendre l’accès de l’ERP aux clients, partenaires et fournisseurs tiers – favorisant ainsi la collaboration dans des processus tels que la prévision des ventes, la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou l’acquisition de talents.

Dans le modèle ERP cloud, comme dans d’autres modèles de services cloud, les entreprises ne paient que pour les ressources utilisées et les ajustent aux fluctuations de leurs besoins (les contrats peuvent cependant inclure des retards de plusieurs semaines en raison du nombre d’utilisateurs ou des ressources sous-jacentes)

Avec le cloud, les nouvelles technologies arrivent également plus rapidement que dans l’ERP sur site. Un ERP SaaS bénéficie généralement de mises à jour trimestrielles, lorsqu’un ERP sur site n’est pas déplacé pendant plusieurs années, si l’entreprise décide de ne pas déployer les packages du fournisseur. Cela permet de proposer plus facilement des expériences utilisateur modernes (interfaces vocales, application mobile, etc.) dans un ERP en mode SaaS que dans un ERP sur site.

Défis et limites de Cloud ERP

Cloud ERP a de nombreux atouts, mais il présente également des défis de gestion. Les administrateurs perdent beaucoup de contrôle sur les logiciels qu’ils sous-traitent.

L’ajustement de la configuration et des paramètres du logiciel, l’ajout d’extensions prêtes à l’emploi et l’utilisation du PaaS de l’éditeur (le cas échéant) pour écrire des «petits» spécifiques permettent une certaine personnalisation de l’ERP; mais les versions sur site sont beaucoup plus personnalisables.

Cloud ERP, en particulier en mode SaaS, nécessite souvent une formation approfondie et un accompagnement au changement pour familiariser les employés avec les nouveaux workflows et les nouvelles procédures métier (qui en SaaS, comme nous l’avons dit, sont standardisés et très différents de l’ancien ERP sur le site).

Les entreprises doivent également accorder une attention particulière aux exigences de localisation physique des données dans différents pays et se conformer aux obligations locales de sécurité et de confidentialité, si leurs données ERP cloud sont distribuées par l’entreprise dans plusieurs centres de données et dans plusieurs zones géographiques. ‘éditeur.

Dans les entreprises à croissance rapide, le cloud offre une véritable évolutivité. D’un autre côté, les coûts d’abonnement ERP peuvent également dépasser rapidement les coûts de licence sur site. Compte tenu de ces complexités financières, les acheteurs doivent se familiariser avec les modèles d’abonnement SaaS ERP les plus courants et examiner attentivement les propositions de chaque fournisseur. Une tâche souvent beaucoup moins simple qu’il n’y paraît.

Les éditeurs et le marché de l’ERP cloud

Selon Gartner, le marché mondial des ERP sur site et dans le cloud s’élevait à 35 milliards de dollars en 2018. SAP a ouvert la voie avec 22% de part de marché, suivi d’Oracle (11%), Workday (7%), Sage (6%) , Infor (5%) et Microsoft (4%).

À l’exception de Workday, qui est «né dans le cloud», ces leaders de l’industrie ont une longue histoire qui a commencé avec l’ERP sur site. Ils ont évolué progressivement et ont développé – ou acheté – un ERP cloud depuis le début des années 2000.

D’autres éditeurs plus petits, comme expérimentés, ont suivi une voie similaire: Acumatica, Epicor, IFS, IQMS, QAD, Ramco, Unit4 ou en France CEGID ou Divalto.

Outre Workday, les éditeurs peuvent inclure Intacct «né dans le cloud» (acquis par Sage en 2017), Kenandy, NetSuite (acquis par Oracle en 2016), Plex, Rootstock Software ou FinancialForce (basé sur Salesforce PaaS).

Gartner ne publie pas seulement des ventilations des revenus ou des parts de marché pour le segment cloud ERP. Mais dans un autre rapport sur les revenus mondiaux du cloud public publié en 2019, la société a prédit que les dépenses consacrées aux applications SaaS ont presque doublé, passant de 80 milliards de dollars en 2018 à 143,7 milliards de dollars d’ici 2022.