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Comptabilité des logiciels et des sites Web

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L’entreprise peut acquérir les logiciels nécessaires à son activité: ils sont alors enregistrés en immobilisation, pour autant qu’ils répondent à la définition comptable de cette dernière. Les services commerciaux peuvent également développer des logiciels à usage interne. Les exigences comptables imposent, lorsque certaines conditions sont remplies, de comptabiliser ce type de dépenses comme une immobilisation fixe, et lorsqu’elles sont encourues. Lorsque le logiciel est exécuté sur deux exercices (ou plus), cette analyse affecte les opérations de fin d’année.

Logiciel

Abeille. Concernant les logiciels

• Logiciel conçu pour les besoins internes.
• Logiciel parent conçu pour un usage commercial
(Reproduction en série, ultérieurement, de logiciels destinés à la vente.)

b. Conditions à respecter pour l’inscription à l’actif du solde des frais de conception de ce logiciel

Modalités et conditions de reconnaissance d’un actif

• Il est identifiable et ses coûts peuvent être évalués avec une fiabilité suffisante.
• Il est probable que l’entité recevra les avantages économiques futurs correspondants.

Conditions spécifiques pour les logiciels créés pour un usage interne

• Le projet est considéré comme ayant de bonnes chances de succès technique.
• L’entité indique qu’elle est disposée à produire le logiciel, indique la durée d’utilité maximale estimée en tenant compte de l’évolution prévisible des connaissances techniques et précise l’impact attendu sur le compte de résultat.

Conditions spécifiques pour les logiciels créés et destinés à être commercialisés

• Le projet est considéré comme ayant de bonnes chances de succès commercial.
• L’entité exprime une volonté d’utiliser le logiciel de manière durable pour les besoins de ses clients et identifie les ressources humaines et techniques qui seront mises en œuvre.

Ces précautions se justifient dans la mesure où le principe de prudence ne doit pas être enfreint: les éléments qui correspondent à la définition comptable des coûts ne doivent pas se transformer par inadvertance en immobilisations, ce qui équivaudrait à une augmentation indue du profit ou de la perte de l’exercice en question.

contre. Coûts à capitaliser

Les règles comptables proposent une classification des dépenses de conception de logiciels, regroupées en trois étapes:

Phase conceptuelle

1. Étude préliminaire
2. Analyse fonctionnelle
3. Analyse organique (ou conception détaillée)

Phase de production

4. Programmation (ou codification)
5. Tests et jeux d’entraînement

Phase de démarrage

6. Rédaction de la documentation utilisateur
7. Formation des utilisateurs
8. Maintenance du logiciel

Seuls les coûts correspondant aux étapes 3, 4, 5 et 6 peuvent être retenus pour inscription en compte d’immobilisations: ils correspondent à la «production» («développement») au sens large du logiciel. On retrouve la méthode de valorisation des immobilisations réalisée par l’entreprise elle-même (coûts de production).

Créer un site Web

Les coûts de création de sites Web peuvent être capitalisés s’ils remplissent les conditions générales et particulières mentionnées ci-dessus, car ils sont assimilés à des activités de recherche et développement. Cependant, les coûts de création de sites Internet «passifs» (sites de présentation) doivent être comptabilisés en charges (ces sites ne génèrent pas d’avantages économiques futurs différents de ceux des autres actifs).

Pour les sites « actifs » (par exemple: sites de saisie de commandes), les frais de création sont répartis en trois catégories:

1. Recherches antérieures (études de faisabilité, analyse des questions juridiques …).
2. Développement et production (obtention d’un nom de domaine, conception graphique, achat ou développement de matériels et logiciels d’exploitation ..).
3. Exploitation du site une fois terminé (formation des employés, inscription du site aux moteurs de recherche …). Seules les dépenses de 2ème catégorie peuvent faire l’objet d’une inscription au patrimoine.

Cette dernière est considérée comme une méthode comptable privilégiée.

Méthode de comptabilité pour les logiciels et les sites Web

comptabilité des logiciels et des sites Web

Comptes utilisés:

232 – «Immobilisations incorporelles en cours»
721 – « Production capitalisée – immobilisations incorporelles
205 – « Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs comparables ».

Amortissement ultérieur du logiciel et du site Web : ils sont normalement amortis sur leur durée d’utilité, selon la méthode linéaire, à partir de leur inscription en débit au compte 205.
Compte de la TVA : À des fins fiscales, ces opérations sont considérées comme des fournitures à elles-mêmes d’un service. A ce titre, ils sont exonérés de TVA.
Sites Internet : les frais d’obtention d’un nom de domaine ne peuvent pas être amortis dans les comptes (durée d’utilisation illimitée).


Application corrigée:

STPC, dont l’exercice coïncide avec l’année civile, utilise largement l’informatique, tant dans son processus de production que dans l’exécution de ses activités administratives. Le 1er mars, N achète un logiciel de gestion de l’alimentation pour optimiser ses livraisons; le montant de l’investissement est de 45 000 € HT, le logiciel sera utilisé pendant trois ans.

En octobre N, le service informatique de l’entreprise lancera un logiciel de gestion de la production; les frais suivants sont engagés au cours du dernier trimestre de l’année N (et inclus dans les comptes de charges par nature):
• Recherche préliminaire et analyse fonctionnelle: 1,2 000 €
• Analyse biologique: 1 500 €

Au cours du premier trimestre N + 1, les coûts suivants sont mis en œuvre et enregistrés dans les comptes de charges correspondants:

• Jeux de programmation, de test et de test: 1 850 €
• Documentation utilisateur: 9 750 €
• Estimation des coûts de maintenance en N + 1: 7 500 €

Les conditions d’arrêt du logiciel sont réunies. Ce dernier entrera en service sur N + 1 le 31 mars. Il sera utilisé pendant quatre ans.

La valeur résiduelle à la fin de la période d’utilisation est nulle.

1. Calculez le coût du logiciel de gestion de production.
2. Enregistrer les écritures comptables liées à l’inscription de ces deux logiciels à l’actif de STPC, ainsi que les écritures d’inventaire à la fin des exercices N et N + 1.

Corrigé pour l’exercice:

1. Calcul des coûts du logiciel de gestion de la production (en euros) Au 31 décembre N:

• Coûts d’analyse organique: 1 500 €

Le 31 mars N + 1:

• Valeur des travaux en cours au 31 décembre N: 1 500 €
• Jeux de programmation, de test et de test: 1 850 €
• Documentation utilisateur: 9 750 €
Coût total de production: 42 000 €

2. Données comptables

Données comptables des sites et logiciels