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Consultant – rédaction d’un manuel pour les procédures administratives / financières / RH / logistiques

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La Wildlife Conservation Society (WCS) est une ONG internationale basée dans le Bronx, New York, États-Unis d’Amérique, travaillant dans le domaine de la conservation. À cette fin, WCS mène des programmes sur le terrain dans plusieurs pays africains, dont la République du Congo, où elle travaille avec ses partenaires gouvernementaux dans divers parcs et réserves nationaux.

WCS Congo est l’un des programmes les plus importants et les plus anciens du réseau de la Wildlife Conservation Society, avec un accent particulier sur la gestion des aires protégées, l’application efficace des lois, la recherche et la surveillance, et les capacités d’amélioration.

Le Parc National de Nouabalé-Ndoki (PNNN) est historiquement et financièrement le site le plus important du programme WCS-Congo. La responsabilité de la gestion du PNNN est déléguée à la Fondation Nouabalé-Ndoki, dont l’unité de gestion (PMU) est dirigée par WCS pour une durée de 25 ans. Le partenariat public-privé (PPP) est conçu pour assurer la gestion et le financement à long terme du PNNN, grâce à une structure de gouvernance transparente et responsable.

WCS souhaite confier à un groupe ou conseiller (s) la préparation d’un manuel de procédures administratives, financières, comptables, RH, logistiques et opérationnelles qui régira la gestion au niveau du programme pays et des FNN.

OBJET DE LA CONSULTATION

  1. Objectif principal

Le conseil a pour objectif de fournir à chaque entité, WCS-Congo et la Fondation Nouabalé Ndoki un manuel de procédures administratives, financières, comptables, logistiques, RH et opérationnelles, adapté de manière consensuelle au contexte et répondant aux besoins après analyses de l’organisation et du système de gestion existants.

  1. Objectifs spécifiques

Le conseil a pour objectifs spécifiques:

  • Mettre à jour les documents de procédure déjà existants (en particulier la logistique et les RH)
  • Décrire et noter les procédures et opérations liées au fonctionnement du système de gestion
  • Décrire et écrire de manière simple et claire l’utilisation des logiciels SAP et Homère dans la gestion comptable et RH des WCS et FNN
  • Rassemblez toutes les procédures dans un seul document et fournissez des outils adaptés et formalisés pour la préparation, l’expédition, le contrôle et le traitement des documents administratifs, RH, comptables et logistiques.
  • S’assurer que le manuel sert de référence pour vérifier la conformité avec tous les programmes de pays et les activités de la flotte
  • Après validation des documents, vous contrôlez la mise en place et le respect des procédures sur site

II. CONTENU DU MANUEL

Les deux manuels de procédures devraient préciser les principes de gestion, les tâches et les procédures à appliquer. Les guides doivent s’appliquer à tous les financements et activités du programme de pays et du parc national.

Les procédures administratives, financières, comptables, logistiques, RH et opérationnelles doivent être regroupées par fonction. Chaque fonction correspond aux responsabilités et aux tâches à effectuer, chacune menant aux opérations à effectuer et aux modalités d’application.

Les procédures de contrôle interne des opérations, les dispositions et la chaîne des approbations avant expédition, les responsabilités, l’archivage et l’archivage des fichiers doivent être détaillées.

Les chapitres à développer dans le document sont:

. Définition et objet du manuel

. Présentation du programme de pays, du parc national de Nouabalé Ndoki et des organigrammes

. Procédures administratives

  • gestion du courrier et des documents,
  • gestion des utilisateurs,
  • gestion des archives

. Procédures opérationnelles et logistiques

  • gestion des véhicules
  • gestion du carburant
  • gestion des biens et équipements
  • gestion des stocks et du matériel
  • gestion de la réserve (rations de patrouilles et traqueurs)
  • gestion du fret
  • gestion de la sécurité du personnel, des biens et des équipements
  • gestion du système de sécurité de l’information et des données
  • procédures de passation des marchés (biens, services et assistance technique)
  • procédure et contrôle du dédouanement des marchandises et des marchandises
  • procédures de formation / d’atelier
  • procédures de voyage nationales et internationales
  • procédures de communication interne et externe

. Procédures financières et comptables

  • gestion des comptes bancaires
  • configuration de comptes
  • réception de fonds
  • Gestion du fonds
  • sécurité corporelle
  • planification des dépenses
  • paiement des factures et autres
  • déboursements
  • enregistrement des transactions comptables et extra-comptables
  • rapprochement de la banque et de la trésorerie
  • gestion des avances commerciales
  • gestion de compte en attente
  • Logiciel SAP
  • procédures de partage des coûts entre les différents financements
  • délégation de signature
  • procédures de suivi budgétaire
  • classification de la documentation comptable
  • audit et évaluation internes
  • gestion de l’intendance

. Procédures RH

  • dispositions internes
  • recrutement
  • choix et conclusion de contrats
  • politique de rémunération
  • gestion des absences et de la navigation
  • discipliné
  • Santé au travail
  • organe consultatif représentatif
  • gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (formation, évaluation, mobilité professionnelle)
  • Fonctionnement des comités de santé, sécurité et santé
  • Le droit à la représentation syndicale et l’organisation du dialogue social
  • Pièces jointes

III. MÉTHODOLOGIE

  1. Le manuel de procédure doit tenir compte du système, des réglementations et des procédures convenues par WCS et FNN
  2. Entretiens avec des responsables clés d’organisations pour comprendre le système et le fonctionnement de chaque entité et le lien entre eux
  3. Comprendre le contexte du programme de pays et celui du parc national, par rapport à sa situation géographique, ses défis
  4. Lire les documents, notes de service, manuels, outils existants
  5. Rédaction de procédures non écrites, mise à jour des procédures existantes et compilation
  6. Examen du manuel des procédures WCS
  7. Validation du manuel de procédure par WCS

IV. LIVRAISONS ATTENDUES

Les résultats attendus sont les deux manuels des procédures administratives, financières, logistiques, RH et comptables opérationnelles intégrer tous les modules qui servent de référence à toutes les parties prenantes dans la mise en œuvre de leurs missions.

V. DURÉE DE LA CONSULTATION

La durée de la mission est d’un maximum de 100 jours ouvrables, y compris l’évaluation des documents par les responsables du WCS.

VI. PROFIL DE CONSULTANT

  1. Diplômé en gestion ou dans un domaine connexe d’un établissement d’enseignement supérieur reconnu.
  2. Avoir de l’expérience en développement, humanitaire, conservation de la nature.
  3. Expérience de travail avec des ONG et des projets financés par des donateurs internationaux (USG, EU, KfW, UK …)
  4. Avoir d’excellentes compétences en rédaction et en synthèse
  5. Avoir de l’expérience avec le contexte régional
  6. Avoir de l’expérience dans l’organisation, la mise en place de systèmes de gestion administrative, financière, comptable et opérationnelle.
  7. Avoir une parfaite maîtrise de la langue française et anglaise
  8. Maîtrisez parfaitement les outils informatiques

VII. CONSULTANT FOCAL POINT

Le consultant sera au centre du directeur administratif et financier du programme WCS Congo et sera en contact étroit avec le chef de l’administration et des finances et le chef de la logistique et des infrastructures de la Fondation Nouabalé Ndoki.

Le consultant fournira périodiquement un bref rapport de la situation au directeur national du WCS et au directeur du parc national de Nouabalé-Ndoki.

VIII. LIEU DE TRAVAIL

République du Congo (Brazzaville et autres sites WCS-FNN) et télétravail, à discuter comme prévu.

IX. DATE ESTIMÉE DU DÉBUT DE LA CONSULTATION

Dès que possible

X. COMMENT S’INSCRIRE

Envoyez votre CV, lettre de motivation et proposition financière à wcscongobrazza@wcs.org. Mentionner dans le sujet « Consultant pour la rédaction du manuel de procédure ». La date limite de candidature est le 20 juin 2020.