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Comptabilité des achats – Choisir le bon compte

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CALEB Gestion - Logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

En lisant cette page, vous apprendrez le calendrier comptable des achats et comment saisir ces achats dans un logiciel de comptabilité.

Commençons par nous rappeler que les augmentations de coûts sont débitées des comptes de classe 6 du plan comptable général Les comptes de classe 6 (y compris les achats et les services externes) sont presque toujours débités.

Placer des achats dans les comptes d’une association
non soumis à la TVA: dispositions comptables

Attention : le modèle présenté
ci-dessous ne s’applique pas aux acquisitions de biens d’équipement.

Exemple : L’association a reçu la facture suivante
(LIVRES DE VENTE):

FACTURE (DOIT)

10 livres

219,51 *

Remise 5%

10,98 *

Commercial net

208,53 *

TVA (5,5%)

11,47

Incl. T.V.A.

220,00

* Ces montants sont hors TVA (HT)

Important : Une remise commerciale n’est pas enregistrée dans les comptes.

1 – Dans les comptes d’une petite association,
comme date de facture et date de règlement
au cours du même exercice, le système comptable
peut être comme suit:

À la date de règlement dans le journal des transactions diverses unique

Présenté différemment:

Compte

Formulation

Débit

crédit

607 Achats de marchandises

220,00

512 Banques

220,00

2 – Autre:

A la date de la facture, dans le carnet d’achat

Le flux correspond aux livres qui vont du fournisseur F à l’association.

Présenté différemment:

Compte

Formulation

Débit

crédit

607 Achats de marchandises

220,00

401 Fournisseur F

220,00

Remarque : Si l’association avait été soumise à la TVA, l’enregistrement aurait été le suivant:

Compte

Formulation

Débit

crédit

607 Achats de marchandises

208,53

44566 TVA déductible

11,47

401 Fournisseur F

220,00

À la date de règlement, dans le journal bancaire

L’électricité correspond aux 220 euros qui vont de la banque au fournisseur.

Présenté différemment:

Compte

Formulation

Débit

crédit

401 Fournisseur F

220,00

512 Banques

220,00

3 – Lors du versement d’une caution (de 70 euros):

À la date du dépôt, dans le journal bancaire

Le flux correspond aux 70 euros qui vont de la banque au fournisseur.

Présenté différemment:

Compte

Formulation

Débit

crédit

4091 Fournisseur débiteur F

70,00

512 Banques

70,00

Les livres n’ont pas encore été livrés, le fournisseur doit les 70 euros : son compte est donc débiteur de ce montant.

A la date de la facture, dans le carnet d’achat

A la date de facturation, le compte 4091 est supprimé et les 150 euros restant à payer seront crédités sur le compte 401.

Présenté différemment:

Compte

Formulation

Débit

crédit

607 Achats de marchandises

220,00

4091 Fournisseur débiteur F

70,00

401 Fournisseur F

150,00

À la date de règlement, dans le journal bancaire

Cette dernière réservation équilibre le compte 401.

Compte

Formulation

Débit

crédit

401 Fournisseur F

150,00

512 Banques

150,00

Pour plus …

Veuillez vous référer à la liste des comptes au bas de cette page pour vous aider à choisir le bon compte de dépenses. . Vous pouvez trouver les commentaires utiles.

Une remise accordée pour le paiement d’une facture avant l’échéance est invoquée un rabais.
Une remise est un produit financier qui est crédité sur le compte « 765 – Remises obtenues ».

Lorsque les remises, remises et remises sur achats sont obtenues auprès des fournisseurs, mais ne sont connues qu’après l’enregistrement des factures d’achat qui les concernent, elles sont enregistrées dans le solde du compte « 609 – Remises, remises et remises obtenues sur achats »

Enregistrer un achat dans CALEB Gestion

Le menu réservations / Saisie rapide des achats simplifie la comptabilité des achats.

Lorsque vous utilisez ce menu pour la première fois, un message s’affiche: Pour utiliser cette option, vous devez d’abord configurer votre logiciel. >>> Remplissez soigneusement les zones de contrôle de la feuille affichée.

Habituellement, nous ne validons que la configuration proposée.
Dans le plan comptable général:
– 401 correspond au numéro de compte « Fournisseurs »;
– 512 correspond au numéro de compte « Banques » et
– 53 correspond au numéro de compte  »
Vérification « .

En revanche, dans CALEB Gestion:
– HA est le code du journal d’achat;

BQ est le code du journal bancaire et
– CA est le code du livre de caisse.

Un commentaire : Ne vous inquiétez pas de ce que CALEB Gestion appelle pour le moment secteur.

L’achat peut être enregistré comme suit:

Une réservation sera effectuée après confirmation dans le journal d’achat :

Le compte d’achat (ici « 607 – Achats de biens »)
est débité et le compte « 401 – fournisseur »
Est crédité. Dans le compte
401 est la référence externe – le code pour
fournisseur – avec lequel le logiciel peut suivre les soldes
de chaque fournisseur séparément.

CALEB Gestion vous demande alors si vous souhaitez retirer le paiement de l’achat. Si vous répondez « Oui », une fenêtre s’ouvrira:

En validant, une nouvelle écriture comptable est générée dans le journal de banque et le compte 401 est écrit:

Rappelons-nous que  » envoyer une facture Désigne la désignation d’un compte en portant des lettres identiques à côté de chaque série d’amortissements et de crédits égaux.

CALEB Gestion a inscrit les deux mouvements du compte 401 avec « B » car:
ils sont égaux jusqu’à 220 €: l’un a un débit, l’autre a un crédit ;
ils concernent le même fournisseur : ici ACTES6 (la référence externe est la même).

Pour plus …

L’enregistrement comptable de l’achat des 10 livres ne génère pas d’entrée dans l’inventaire. Cependant, CALEB Gestion permet de suivre le stock quand et quand les achats et les ventes sont effectués.

Vous pouvez aller dans le menu «Achats – Ventes / Factures
/ Créer, modifier »et entrer dans la feuille
qui s’affiche comme suit:

Donc après validation:
Article de code COMPTA2018
est créé
et peut être utilisé lors de la modification des factures de vente ;
le stock est livré :

Choisissez soigneusement le compte d’achat


Même si la liste des tête l’achat de comptes est déjà sur une autre page, nous le reproduisons ici avec des commentaires.

Les achats de biens (autres que les investissements) et de services sont enregistrés dans les comptes 60 à 62.

Classe 6: COMPTE DE CHARGEMENT

60 – ACHATS (SAUF 603)

601 – Achats économisés (matériaux et fournitures)
Voici les matières (brutes) utilisées à des fins de production. Ce sont des produits qui entrent dans la composition d’un produit final.

602 – Achats enregistrés – Autres fournitures

60225 – Fournitures de bureau

606 – Achats non enregistrés de matériaux et de fournitures

6061 – Fournitures non stockables (eau, énergie, etc.)
Exemples : Factures EDF, factures d’eau

6063 – Entretien et fournitures pour petits appareils électroménagers
Exemples : Mobilier, matériel de bureau, matériel informatique d’une valeur unitaire inférieure à 500 € HT

6064 – Fournitures administratives
Exemples : Obtenez du papier, des cartouches pour imprimante, du papier pour fax, des enveloppes, des stylos

6065 – Petit logiciel
6068 – Autres matériaux et fournitures
Exemples : Papier hygiénique, produits de nettoyage

607 – Achat de marchandises

Remarque :
Le PCG établit une distinction entre les « achats enregistrés » et les « achats non enregistrés ». Les achats enregistrés (enregistrés dans les comptes 601, 602 et 607) doivent être inventoriés à la fin de l’exercice.

Dans une petite association, les fournitures de bureau sont donc comptabilisées sur le compte 6064 et non sur le compte 60225.

Une autre remarque : Si un logiciel a une valeur supérieure à 500 € HT, il doit être enregistré sur le compte 205 et non sur le compte 6065.

Vocabulaire:

Les biens sont des biens destinés à être revendus tels quels (sans transformation).

61 – SERVICES EXTÉRIEURS

613 – Location
Exemples : Location d’immeubles, location d’équipement

614 – Frais de location et de copropriété
615 – Entretien et réparations – Entretien
Exemples : travaux d’entretien, tels que la rénovation des peintures ou la réparation d’un véhicule, les frais de lavage et de nettoyage, etc.

616 – Primes d’assurance
Exemples : Assurance entreprise, assurance responsabilité civile, assurance auto

618 – Divers

6181 – Documentation générale
6185 – Coûts des conférences, séminaires, conférences
6187 – Services administratifs

Remarques:
Le compte 615 enregistre les coûts destinés à préserver ou à restaurer les biens d’une bonne association.

Le compte 6185 enregistre les frais de colloques, séminaires, conférences non organisé par l’association.

Exemple d’utilisation du compte 6185: Frais d’inscription à un cours organisé par ACTES 6.

62 – AUTRES SERVICES EXTÉRIEURS

622 – Frais d’intermédiaire et frais

6226 – Frais
6227 – Frais juridiques et juridiques

623 – Publicité, publications, relations publiques
Exemples : Annonces, insertions, expositions, édition du journal de l’association, dépliants, affiches.

6231 – Annonces et insertions
6233 – Foires et expositions
6234 – Cadeaux
6236 – Catalogues et imprimés
6237 – Publications

625 – Voyages, missions et réceptions

6251 – Voyages et voyages
Exemples: billets de train SNCF, billets d’avion, remboursement des frais de kilométrage (réels)

6256 – Missions
6257 – Réceptions

626 – Frais de poste et de télécommunication

6261- Liens informatiques ou spécialisés
6263 – Port
6265 – Télécommunications

627 – Services bancaires et assimilés
Exemple : Frais de gestion de comptes bancaires, frais de titres, frais d’achat ou de vente de la SICAV

Vocabulaire :
le honoraires sont des sommes versées aux membres des professions libérales (notaires, avocats, conseillers juridiques, etc.).

De frais de justice et frais de justice, nous trouvons :
-les frais de publication au Journal officiel lors de la création de l’association ou en cas de changement de titre, d’objet ou de siège social;
– frais de justice lors d’un procès;
– les frais de renouvellement de location.

Le compte 6251 est utilisé lorsqu’il n’y a pas d’autres frais de voyage. Sinon, le compte devient « 6256 – Missions Enregistre tous les coûts encourus pendant les missions professionnel »: Voyages, restauration, hôtel …

Le compte «6257 – Réceptions »Enregistre, entre autres, les frais d’invitation au restaurant et les frais d’hébergement des personnes reçues par l’association.

À propos des services bancaires
Les primes d’émission sont des frais de financement et non des services bancaires. Ils sont enregistrés sur le compte 66.

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