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Choisir la bonne solution informatique pour votre parc informatique

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Seule une entreprise suisse sur cinq utilise une solution de gestion intégrée pour la faire fonctionner quotidiennement.

Mais les petites PME ont-elles vraiment besoin de ce type de solutions?

Gérez la comptabilité, suivez les commandes, éditez les factures et la paie, suivez les niveaux de production et d’inventaire, respectez les obligations administratives … Alors que les multinationales et les grandes entreprises soutiennent depuis longtemps les solutions intégrées pour automatiser ces tâches, La proportion de PME ayant utilisé ce type de logiciel, également dénommé ERP (pour Enterprise Resource Planning), ne dépasse pas 20% selon différentes études.

Le choix d’un logiciel de comptabilité / ERP est une décision importante pour assurer une gestion stricte de votre entreprise. Le choix d’un outil simple suffit pour effectuer des tâches de base telles que la facturation, les paiements, les déclarations de TVA ou la gestion des salaires. D’autres logiciels plus complexes vous permettent d’adapter les modules à différents critères tels que la taille, l’industrie ou les besoins spécifiques de votre entreprise.

La gamme de logiciels de comptabilité disponibles sur le marché est large, tout comme les fonctionnalités techniques offertes par ces applications: accès à distance (Cloud), sauvegarde automatique, sécurité des données, etc.

Le conservateur FGRD identifie les bonnes questions à poser lors du choix de votre logiciel comptable / ERP et vous propose un zoom sur les outils prêts à l’emploi les plus couramment utilisés par ses auditeurs internes et par ses les clients.

Logiciel de comptabilité de base ou ERP? telle est la question…

Il existe plusieurs types d’outils sur le marché qui vous permettent de gérer votre comptabilité, vos finances et plus généralement votre organisation. Selon vos besoins, votre secteur d’activité et la taille de votre entreprise, vous pouvez choisir un logiciel de comptabilité ou un progiciel de gestion intégré (ERP).
Un logiciel de comptabilité propose généralement différents modules tels que la facturation, la gestion des stocks, les fournisseurs et les débiteurs, ainsi que la E-Banking ou encore la gestion de projet (DOCDOC, GIT, Cresus, Winbiz, Sage …).

Les logiciels de comptabilité sont souvent des logiciels fermés dont la base de données n’est pas accessible à l’utilisateur, ce qui rend le logiciel difficile à mettre à l’échelle et à ajuster. Si ce logiciel est suffisant pour les besoins actuels et futurs de l’entreprise, il sera probablement plus économique qu’un ERP.

Un ERP, quant à lui, dispose de fonctionnalités supplémentaires qui vous permettent de gérer et d’analyser vos activités en profondeur. Un ERP est un logiciel ouvert avec lequel chaque utilisateur peut modéliser son environnement selon ses propres besoins.

Avec un ERP, vous pouvez:
Pour accéder à votre base de données,
Développez votre outil de gestion
Tirez le meilleur parti de vos données.
Il vous propose des modules puissants pour gérer votre entreprise:
Ressources humaines: notes de frais, salaires, congés, etc.
Production: technologie de production, chaîne d’approvisionnement, qualité, maintenance …
Ventes: devis, bons de commande, gestion des contrats, facturation, etc.

CRM: gestion des informations clients
Automatisation du marketing
L’ERP a longtemps été réservé aux grandes entreprises car il était coûteux et difficile à configurer. Aujourd’hui, en plus des logiciels obsolètes comme SAP, Abacus, Microsoft Navision ou Oracle, d’autres intégrateurs de logiciels proposent de nouveaux outils plus accessibles (Odoo, Cyrus, Bexio, etc.).
Plateforme responsive – App – Gadgets ou outils vraiment utiles?
Certains de ces outils proposent des solutions réactives et proposent des applications à télécharger depuis votre iPhone ou Android (note de frais – portail RH – caisse – reporting).

Les entreprises doivent comprendre les coûts impliqués dans le traitement des informations de ces outils supplémentaires. Certains prennent tout leur sens selon la nature de l’activité, d’autres trouvent plus difficile de convaincre et d’apporter une réelle valeur ajoutée.
Cloud ou pas de cloud?

De plus en plus d’outils sont disponibles dans le Cloud. Cette technologie vous permet de vous connecter n’importe où et sur n’importe quel appareil (PC, ordinateur portable, tablette) tant que vous disposez d’une connexion Internet.

De plus, la sécurité des données dans le cloud est souvent améliorée que si vous stockez vos données en interne sur un serveur. Le Cloud permet des mises à jour automatiques de ces outils, afin que vous soyez constamment en conformité avec la réglementation en vigueur et que vous puissiez obtenir les derniers développements.

Cependant, l’offre des fabricants d’ERP reste à ce jour relativement onéreuse, même si cette tendance devrait décliner dans les années à venir.
Logiciel comptable / ERP: les critères de sélection

Énumérez vos besoins organisationnels

  • De quoi avez-vous besoin :

Comptabilité analytique
Centres de coûts
Centres de profit
Reporting spécifique sur l’activité de l’entreprise
Et ainsi de suite…
Une description précise de votre organisation actuelle et future vous aidera à identifier les outils les mieux adaptés à votre organisation.

Définissez vos caractéristiques spécifiques

  • Votre activité a des besoins spécifiques.

La plupart des logiciels de comptabilité / ERP du marché vous proposent des modules standards supplémentaires qui vous permettent de répondre à vos besoins dans la plupart des cas: gestion des stocks, facturation, gestion des immobilisations, rappels clients, délais fournisseurs, gestion des salaires …
Si vous avez déjà une application spécifique que vous souhaitez conserver tout en optimisant votre système, la plupart des logiciels peuvent lier des données externes à leur propre base de données.

Enfin, s’il n’y a pas de module standard pour votre activité, un développement spécifique est possible sur certains logiciels.

Anticipez la croissance de votre activité

  • Votre entreprise se développe. Prenez le temps de penser à choisir un logiciel de comptabilité / ERP qui peut évoluer avec votre entreprise et accompagner votre croissance.

Déterminez votre budget

  • Tous les logiciels actuellement sur le marché ont des coûts qui varient considérablement: abonnement, licences collectives ou individuelles, formation, migration de données, etc. Cependant, gardez à l’esprit que ce logiciel devrait vous permettre d’améliorer votre organisation: gain de temps, automatisation du traitement des données, de l’analyse stratégique des données, etc.

Par exemple, la technologie OCR (Optical Character Recognition) vous permet de collecter des factures dans différents formats (PDF, Jpeg, Paper). Si vous devez traiter un grand nombre de documents, l’OCR peut être une économie.

Utilisez la valeur ajoutée de vos données

  • Un logiciel de type ERP peut devenir un puissant outil d’aide à la décision. En effet, certaines de ces applications vous permettent d’analyser toutes vos données et d’extraire toute valeur ajoutée.

Notre large connaissance des logiciels de comptabilité / ERP nous permet de vous aider à sélectionner le meilleur outil adapté aux besoins de votre entreprise. Nous restons attentifs au marché et continuons de tester ces outils pour rester à jour avec leurs développements.

Vous démarrez votre propre entreprise ou vous souhaitez modifier votre logiciel de comptabilité / ERP? Le conservateur du FGRD est disponible pour étudier votre situation et vous recommander l’outil le plus adapté à votre structure et organisation.

Aujourd’hui, le monde numérique et l’informatique font partie intégrante de notre quotidien. Ordinateur portable et accessoires, imprimantes ou même disques durs externes et clé USB, ces matériaux nous accompagnent souvent aussi bien au travail que pour les études. Il est donc très important de faire le bon choix lors de vos achats. Pour vous aider, découvrez quelques conseils pour choisir votre matériel informatique à travers cet article.

CHOISISSEZ SELON L’UTILISATION

Qu’il s’agisse de matériel comme un ordinateur portable ou un logiciel, le choix du matériel informatique dépend beaucoup de l’utilisation que vous en faites. En fait, tout dépend de vos besoins. Par exemple, si vous choisissez un ordinateur, un ordinateur portable est évident si vous êtes mobile. D’un autre côté, si vous travaillez souvent à domicile, vous pouvez parfaitement choisir un ordinateur de bureau.

Il y a aussi d’autres choses à considérer comme une utilisation quotidienne. Si vous avez besoin d’un écran de traitement vidéo puissant, vous devez utiliser un écran plus grand et une carte graphique de haute qualité. Les autres accessoires varient également en fonction de vos besoins.

Le clavier et la souris de jeu, par exemple, sont des accessoires essentiels pour le joueur. Si vous recherchez des accessoires de qualité, n’hésitez pas à magasiner sur http://gghitech.ch. De plus, en utilisant un code promo, vous pouvez profiter d’une baisse de prix sur le matériel.

FOCUS SUR DES MATÉRIAUX DE QUALITÉ

Quelle que soit l’utilisation de votre matériel, il est toujours préférable de choisir un équipement de qualité. En choisissant des matériaux de haute qualité, vous pouvez être sûr de leur durabilité et de leurs performances. Si vous utilisez des appareils bon marché, vous pouvez avoir des problèmes tôt et être obligé d’acheter ou de réparer. Cela peut entraîner des frais supplémentaires.

L’une des marques les plus connues dans le domaine informatique est bien sûr le Mac. C’est certainement l’un des leaders du marché informatique. Si vous recherchez un ordinateur portable qui représente performance, autonomie mais aussi ergonomie, le MacBook Air ou MacBook Pro sont les modèles idéaux pour vous satisfaire. Cependant, si vous utilisez quotidiennement plusieurs logiciels diversifiés, le système d’exploitation Windows est recommandé. Il peut en effet être installé sur la plupart des ordinateurs.

OFFREZ UN BUDGET ADAPTÉ À VOS BESOINS

Le prix du matériel informatique dépend de la qualité, mais aussi du matériel respectif. En effet, un ordinateur portable est souvent plus cher qu’un ordinateur de bureau. Tout comme une souris de jeu spécifique sera également plus chère qu’une souris conventionnelle. Si vous souhaitez choisir un produit qui dure et est de grande qualité, n’hésitez pas à lui mettre un prix.

En choisissant des produits et des matériaux de qualité, même si le prix est suffisamment élevé, vous avez l’assurance d’une plus grande durabilité et donc de réparations moins chères. Puisque la performance et la qualité vont de pair avec le prix, il est également clair que vous devez payer un montant plus élevé pour avoir des accessoires efficaces.