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Comment compléter votre registre d’achat

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Document comptable obligatoire pour tout micro-entrepreneur, le registre d’achat des micro-entreprises répond à diverses normes. Dans cet article, nous vous montrerons comment remplir ce document et quels outils peuvent vous aider à gagner du temps.

Qu’est-ce qu’un registre d’achat?

Le registre d’achat ou le livre d’achat est un document comptable qui permet identifier tous les frais encourus pour un micro-entreprise plus d’un an. Il s’agit d’un cahier qui doit être préparé selon des normes très spécifiques car il est susceptible d’être audité par l’administration fiscale.

C’est tellement obligé répertorier tous les achats effectués dans le cadre de la micro-entreprise, quelle que soit leur somme ou leur nature. Tous les frais engagés, qu’il s’agisse de fournitures de bureau ou d’un ordinateur, sont éligibles.

Le registre d’achat est-il obligatoire pour les micro-entrepreneurs?

Le registre d’achat fait partie des obligations comptables du micro-entrepreneur. Il convient à tout entrepreneur miro qui en possède un activité commerciale ou logement d’en produire un chaque année civile. Si votre activité consiste à fournir un logement, à vendre des biens, des fournitures ou de la nourriture à manger sur place ou à emporter, vous serez alors frappé par un registre d’achat.

Quelles sont les possibilités en tant qu’entrepreneur indépendant de compléter votre registre d’achat?

Ce document comptable est réglementé et doit être cohérent aux yeux des autorités fiscales, alors n’oubliez pas une certaine quantité d’informations. Organisé chronologiquement, il devrait comprendre les éléments suivants:

  • Date de paiement de la facture / achat
  • La référence des pièces justificatives (notes, billets, factures)
  • Le nom du fournisseur / vendeur auprès duquel l’achat a été effectué
  • Le mode de paiement pour l’achat
  • Le montant de l’achat
  • La nature de l’achat

À noter : Il est important de conserver toutes vos pièces justificatives en cas de contrôle par les autorités fiscales (notes, tickets, factures).

Il est donc possible d’organiser votre registre d’achats d’entrepreneur automobile comme suit:

Pour obtenir un registre d’achats parfaitement adapté à votre activité, vous avez la possibilité d’ajouter les colonnes que vous souhaitez, en veillant à conserver les colonnes requises. Vous pouvez donc spécifier le type d’achat (matériel de bureau, informatique, etc.), ou la raison pour laquelle il a été effectué (marketing, service après-vente, voyage).

De même, il est impératif que chacune des colonnes obligatoires soit correctement remplie, personne ne devrait être laissé vide.

Sur quel support suivre les achats?

Comme pour le livre de recettes, la tenue du registre d’achat est gratuite pour le micro-entrepreneur. Il a le droit de choisir le médium qui lui convient le mieux et a le choix entre plusieurs options:

  • Le registre d’achat Excel : Il s’agit de l’un des types les plus courants d’enregistrements d’achat utilisés par les micro-entrepreneurs. Pratique et mobile, le fichier Excel facilite la personnalisation de votre document. Cependant, il ne sera pas idéal pour les personnes qui ont du mal à s’organiser, car il faut faire attention à le remplir régulièrement pour ne pas accumuler de retard et y consacrer plusieurs heures.
  • Le registre d’achat papier : Moins utilisé que le fichier Excel, le registre d’achat papier n’est pas moins populaire auprès des indépendants. Il répond aux mêmes normes que le registre d’achat Excel, mais peut être moins pratique au quotidien. Parce qu’il n’est pas dématérialisé, il peut en effet s’avérer lourd et implique une organisation encore plus stricte.
  • Génération du registre d’achat via un logiciel de comptabilité : Le registre d’achat peut désormais être généré automatiquement via un logiciel de comptabilité. A partir des informations collectées dans l’outil (transactions associées et pièces justificatives), un document comptable standardisé est produit en quelques secondes. Une solution idéale pour les professionnels qui ont peu de temps pour faire leur travail administratif ou qui ont peur de se tromper avec une version manuelle du document.

Cependant, une règle doit être respectée par tous les documents, quel que soit leur support: le registre d’achat ne doit pas être modifié après sa sauvegarde.

Les autres obligations comptables du micro-entrepreneur?

L’une des obligations comptables du micro-entrepreneur est également de livre de recettes. Ce document permet d’identifier l’ensemble des revenus générés par la micro-entreprise au cours de l’année, tout comme le registre des achats standardise ce document.

L’entrepreneur automobile doit également effectuer toutes ses transactions professionnelles compte bancaire spécial. Qu’il s’agisse d’un compte courant ou d’un compte bancaire professionnel, il est impératif de distinguer les transactions personnelles des revenus et dépenses professionnels.

Nous attirons votre attention sur l’administration informatique de vos documents comptables. S’il n’est pas encore obligatoire pour un micro-entrepreneur de conserver des documents comptables électroniques, la situation peut changer. C’est ce qui est arrivé aux professionnels qui ont besoin d’utiliser une caisse enregistreuse dans l’ensemble de leur entreprise. Ils doivent désormais utiliser un logiciel certifié pour éviter la fraude à la TVA et doivent donc tenir leurs comptes par voie électronique. Une obligation qui pourrait potentiellement s’appliquer à l’avenir à tous les micro-entrepreneurs augmentation des seuils de rotation depuis le 1er janvier 2018.

Gest4U vous accompagne

Pour vous aider à respecter vos obligations comptables, le logiciel de comptabilité Gest4U intègre un registre d’achat. En synchronisant votre banque avec l’outil, Gest4U récupère toutes les informations sur vos transactions qui sont nécessaires pour générer un registre d’achat. VOUS téléchargez un document complet et conforme en quelques clics sans perdre de temps. Vous n’avez pas à passer des heures à remplir vos informations dans un document Excel!

Un module de livre de recettes spécifique est également inclus dans le logiciel de comptabilité afin que vous puissiez le faire répondre à toutes vos obligations comptables !