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support papier ou informatique?

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comptabilité coiffeur salon de beauté coiffeur esthéticienneQuel que soit leur statut (entrepreneur automobile, artisan, eurl, sarl, etc.), toutes les entreprises de coiffure, de beauté ou de soin des ongles doivent avoir des comptes à jour. Indépendamment du fait que l’activité beauté soit réalisée dans un établissement ouvert au public (ERP) ou réalisée au domicile des clients, la comptabilité est obligatoire auprès des autorités fiscales.

Les comptes sont constitués d’une part de factures de fournisseurs (dépenses) et d’autre part de factures émises par des professionnels à des clients (reçus) ayant acheté des produits et / ou services. Les factures des clients sont publiées sur papier via un carnet ou une source informatique qui imprimera le ticket. Ensuite, les dépenses et recettes sont fidèlement transférées dans le journal des comptes, propre à chaque entreprise en reprenant le chiffre d’affaires quotidien, hebdomadaire et mensuel de l’entreprise. Enfin, ce magazine est envoyé à l’entreprise, ce qui garantit la compatibilité du professionnel.

Support papier ou informatique? C’est une question de goût, d’équipement et d’investissement, mais les possibilités varient d’un médium à l’autre. C’est ce que nous découvrirons dans cet article.

Comptabilité papier

La gestion comptable d’une entreprise de beauté au format papier présente des avantages tels qu’une certaine facilité d’utilisation à un coût très abordable. Pour le gérant du salon de coiffure ou du salon de beauté, les comptes se composent de deux fois les factures remises aux clients pour l’achat de produits et services. Et d’autre part, le registre dans lequel les revenus et dépenses de l’activité sont transcrits. Ces carnets de factures clients sont faciles à trouver chez des fournisseurs spécialisés dans les équipements de coiffure et d’esthétique pour quelques euros. Le registre se trouve dans toutes les bonnes papeteries.

À titre d’information, la remise d’un reçu aux clients est obligatoire. Ces factures destinées aux clients doivent contenir les coordonnées de l’entreprise, le détail des prestations effectuées séparément de la vente des produits, le montant de la TVA et le taux légal applicable et, enfin, elles doivent être numérotées pour une meilleure comptabilité et traçabilité. La numérotation des carnets assure un meilleur suivi des factures dans les comptes, mais permet également de limiter les fraudes avec l’administration fiscale. En cas d’audit, la Fisc inspecte la comptabilité du salon de coiffure ou de l’institut de beauté, principalement en fonction de la cohérence des factures émises et des consommables achetés (tubes colorés, cire jetable, rouleaux de feuilles d’examen, shampoings, peignoirs jetables, etc.) et quantités d’eau et d’électricité.

Mais attention, la comptabilité tout papier a aussi ses limites: en cas de perte ou de détérioration des documents, il n’y a pas de sauvegarde. Enfin, hormis le cachet professionnel, les factures livrées aux clients sont rarement personnalisées.

Comptabilité informatique

comptabilité coiffeur salon de beauté coiffeur esthéticienneAujourd’hui, nous tendons progressivement vers une disparition progressive des supports papier au profit de l’informatique. La dématérialisation du papier vise principalement une comptabilité beaucoup plus efficace car entièrement électronique: les données ou documents produits sont au format numérique ou digitalisé. Aujourd’hui, un nombre croissant de fournisseurs tels qu’EDF, des opérateurs et même des banques communiquent des factures et autres documents par voie électronique via Internet.

La comptabilité sur un support automatisé représente un certain investissement. L’achat de matériel informatique (écran, unité centrale, imprimante), des logiciels associés ou une formation pour le maîtriser mérite d’être envisagé. Aujourd’hui, de nombreuses solutions informatiques sont disponibles pour les coiffeurs et les esthéticiennes.

De plus en plus présents dans les salons de coiffure et de beauté, les outils de caisse automatisée offrent de nombreuses fonctions, souvent très pratiques. À un coût relativement élevé, l’installation de tels équipements nécessite l’achat de matériel informatique (écran tactile en option), le coût des logiciels, celui de la formation et de l’assistance.

Les possibilités qu’offre ce type d’équipement sont très utiles et même rentables pour de nombreux coiffeurs et esthéticiennes! Cet outil de gestion réduit considérablement les risques de vol dans la caisse enregistreuse. De nombreuses solutions informatiques sont disponibles pour les coiffeurs et les esthéticiennes. Sur le plan pratique, ce type d’équipement permet:

– Edition des reçus journaliers, hebdomadaires et mensuels à envoyer au comptable,

– Emission automatique des factures aux clients avec personnalisation au nom du salon,

– Gestion des plannings des salariés,

– Prendre rendez-vous pour les clients,

– Gestion du dossier client avec envoi de la newsletter de manière globale ou personnalisée aux dates d’anniversaire avec coupons de réduction,

– Gestion des stocks avec niveau d’alarme, etc.

Au niveau comptable, la gestion documentaire d’un outil de paiement automatisé présente de nombreux avantages tant pour le coiffeur ou l’esthéticienne que pour le comptable agréé. Par rapport à la comptabilité papier, le risque d’erreur est presque nul en comptabilité informatique. De plus, les fichiers fournis à l’auditeur sont compatibles et répondent aux attentes de cet expert.

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