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Services de stockage d’archives techniquement avancés

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Le Royaume-Uni a des lois et des réglementations strictes qui régissent les entreprises de l’accumulation d’énormes quantités de documents, données et enregistrements vitaux au fil des ans. À cet égard, les services de stockage d’archives sont d’une grande aide.

Aujourd’hui, il existe de nombreuses sociétés de stockage de documents avec des professionnels du stockage et de la récupération de documents.

Les informations vitales incluent les informations essentielles à la survie ultime des organisations en cas de catastrophe naturelle ou d’origine humaine. On estime qu’environ 90% des entreprises dont les informations critiques ont été détruites ne pourront pas reprendre leurs activités après deux ans.

Gestion de fichiers active et passive

Les fichiers actifs entraînent les dépenses les plus importantes liées à l’espace, à l’équipement, aux fournitures et au personnel. Ils doivent être correctement gérés afin de réduire les coûts et d’améliorer l’efficience et l’efficacité sur le lieu de travail.

Les fichiers sont considérés comme inactifs lorsque le pourcentage de référence par mois est inférieur à une recherche pour chaque zone de fichier. Les fichiers nécessaires sont ensuite supprimés et placés dans un environnement de stockage très dense et rentable, en interne ou ailleurs.

En moyenne, au moins 3% de tous les documents d’une organisation sont considérés comme des documents d’archives. Ils sont souvent appelés mémoire d’entreprise car ils représentent à la fois des enregistrements passés et présents.

Les documents d’archives démontrent le développement, la croissance à long terme et la responsabilité envers les parties prenantes. Lorsqu’ils enregistrent des activités et des activités à long terme, ils sont classés en quatre catégories: informatif, juridique, fiscal et historique.

Aujourd’hui, les technologies d’imagerie font également partie intégrante de la gestion des enregistrements. Les enregistrements sont analysés pour déterminer si l’imagerie numérique ou le microformage est approprié. Ces microformes nécessitent une intégrité absolue des fichiers ainsi qu’une conservation pour un stockage à long terme autorisé.

Les microfilms sont des supports de stockage peu coûteux utilisés pour stocker des documents importants. Ils servent de sauvegarde importante des enregistrements et permettent une récupération facile des données stockées.

Les systèmes de disques optiques sont utilisés pour numériser les données papier d’une organisation. Ils offrent également d’autres fonctionnalités utiles, notamment l’envoi rapide vers différents emplacements, une impression rapide en cas de besoin, un grand espace de stockage et une recherche rapide.

D’autres systèmes numériques, à l’exception de la fonction de transmission à haute vitesse, sont capables de fournir simultanément numérisation et microfilmage.

Conservation des données et lois applicables

Au Royaume-Uni, les entreprises sont régies par des lois strictes telles que la loi sur les sociétés et la loi sur la protection des données. Il y a aussi l’Organisation internationale de normalisation ou ISO, qui a créé une norme internationale idéale pour la gestion des enregistrements.

ISO 15489 fournit des lignes directrices pour la gestion des enregistrements par des organisations publiques et privées pour ses clients externes et internes. Il veut s’assurer que tous les dossiers qui contiennent des preuves et des informations sont correctement traités et protégés, ce qui peut être obtenu de manière efficace et efficiente grâce à des politiques et procédures normalisées.

Certains des avantages de l’ISO 15489 incluent une prestation de services cohérente et équitable, la continuité des activités en cas de catastrophe, la capacité de répondre aux exigences légales et réglementaires, y compris les activités d’inspection, de contrôle et de classement, l’assistance et la protection juridiques, et la mémoire personnelle, d’entreprise et collective.

La perte de données critiques peut avoir des effets importants et des effets financiers négatifs sur les entreprises. La meilleure façon de procéder consiste à déplacer des enregistrements importants pour sécuriser le stockage externe et à effectuer des sauvegardes régulières.

Une entreprise de stockage de données dispose d’installations de stockage ultramodernes avec des systèmes de contrôle d’accès, un accès 24 heures sur 24 et un personnel bien formé qui est prêt à vous aider quelle que soit l’heure de la journée.

Leur installation de classement a généralement des systèmes d’alarme incendie et surveillés contre les intrusions. Il dispose également de fonctionnalités de contrôle de l’humidité et de la température qui correspondent à la qualité du matériau stocké, qu’il s’agisse de papier, de supports numériques ou autres.

Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents stockés et les récupérer. En cas de destruction, les documents sont écrasés, scellés et même recyclés dans la plus stricte confidentialité.

La perte d’informations vitales peut être évitée en utilisant les services de stockage d’archives sophistiqués fournis par les sociétés de stockage de documents.

En limitant le respect des lois et des réglementations et les avantages qu’une bonne gestion des documents offre aux organisations privées et publiques, la conservation et la récupération des documents sont devenues obligatoires.


Dernière mise à jour le 2020-06-04 / Liens affiliés / Images de l'API Amazon Partenaires