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Gérer une association – Documents comptables

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Les activités de l’association sont enregistrées sur un livre de journal. Les transactions sont enregistrées chronologiquement, jour après jour et opération par opération.

Bon à savoir

S’il y a de nombreuses transactions, un livre de journal est ouvert pour chaque type de transaction ou est généralement également appelé «journal auxiliaire». Par exemple:

  • un journal d’achat,
  • un magazine bancaire qui enregistre toutes les transactions de trésorerie,
  • un journal de diverses transactions salariales, dans lequel les salaires et les cotisations de sécurité sociale sont enregistrés,
  • un journal des différentes opérations, contenant toutes les opérations spécifiques et différentes.

Si votre association fait appel à des bénévoles, les contributions volontaires sont enregistrées dans un journal spécifique: le journal des activités bénévoles.

Cas pratique

L’association « Le club des amis d’Associathèque » a acheté un ordinateur pour 600 €, une imprimante pour 150 € le 30-06 / an N.

Le tout a été payé en espèces par chèque.

Elle a également acheté du papier et de l’encre pour 50 €.

« L’emploi » est l’acquisition de matériel informatique et de fournitures de bureau (emploi pour l’activité de l’association).

«La source» est l’utilisation de l’argent du compte bancaire de l’association.

Livre de journal
Date d’opération Compte Nature de l’opération Emplois Ressources
30/06 / Année N Matériel informatique Acheter un ordinateur au fournisseur X € 600
30/06 / Année N Matériel informatique Acheter une imprimante 150 €
30/06 / Année N Banque Paiement informatique 750 €
30/06 / Année N Exigences administratives Achats de fournitures de bureau (papier, encre) 50 €
30/06 / Année N Banque Fournitures de paiement 50 €

Le gros livre

Les données comptables enregistrées dans le journal sont ensuite transférées vers chaque compte affecté dans un document appelé le grand livre.

Le grand livre présente toutes les transactions classées par compte comptable, compte après compte.

Cas pratique

L’association « Le club des amis d’Associathèque » a acheté un ordinateur pour 600 €, une imprimante pour 150 € le 30-06 / an N.

Le tout a été payé en espèces par chèque. Elle a également acheté du papier et de l’encre pour 50 €.

  •  » Emploi Est l’achat de matériel informatique et de fournitures de bureau (emploi pour l’activité de l’association).
  •  » La source Est l’utilisation de l’argent du compte bancaire de l’association.
Le gros livre
Compte d’ordinateur matériel
Emplois Ressources
€ 600
150 €
Équilibre 750 €
Le gros livre
Compte pour les fournitures administratives
(ou fournitures de bureau)
Emplois Ressources
50 €
Équilibre 50 €
Le gros livre
Compte bancaire
Emplois Ressources
750 €
50 €
Équilibre 800 €

Les écailles

Le solde avant inventaire

Le solde du compte est un document récapitulatif qui montre, à une date donnée, tous les comptes créés par l’association dans l’ordre du plan comptable et pour chacun d’eux la somme des mouvements affectant ce compte et le solde des comptes. compte.

Cas pratique

L’association « Le club des amis d’Associathèque » a acheté un ordinateur pour 600 €, une imprimante pour 150 € le 30-06 / an N.

Le tout a été payé en espèces par chèque. Elle a également acheté du papier et de l’encre pour 50 €.

  •  » Emploi Est l’achat de matériel informatique et de fournitures de bureau (emploi pour l’activité de l’association).
  •  » La source Est l’utilisation de l’argent du compte bancaire de l’association.
Solde au 30/06 / an N
Étiquettes de compte Mouvements Ventes
Emplois Ressources Emplois Ressources
Matériel informatique 750 € 750 €
Banque 800 € 800 €
Fournitures de bureau 50 € 50 €
Solde au 30/06 / an N
Étiquettes de compte Mouvements
Emplois Ressources
Matériel informatique 750 €
Banque 800 €
Fournitures de bureau 50 €
Solde au 30/06 / an N
Étiquettes de compte Ventes
Emplois Ressources
Matériel informatique 750 €
Banque 800 €
Fournitures de bureau 50 €

Le solde après inventaire

Ce document contient, outre tous les mouvements, compte par compte, les opérations sur actions (amortissements, stocks, ajustements au compte de résultat et au bilan).

Le compte de résultat

Le compte de résultat reflète les activités de l’association tout au long de l’année. Il présente les opérations qui affectent le résultat et non les actifs. Les comptes qui font partie du compte de résultat sont Comptes d’accumulation toute l’année. Les compteurs sont « réinitialisés » au début de chaque exercice.

Cas pratique

L’association « Le club des amis d’Associathèque » a acheté un ordinateur pour 600 €, une imprimante pour 150 € le 30-06 / an N.

Le tout a été payé en espèces par chèque. Elle a également acheté du papier et de l’encre pour 50 €.

  •  » Emploi Est l’achat de matériel informatique et de fournitures de bureau (emploi pour l’activité de l’association).
  •  » La source Est l’utilisation de l’argent du compte bancaire de l’association.
Fardeaux Dépenses Les produits Recettes
Achats de fournitures de bureau 50 €
Résultat 50 €
Total 50 € Total 50 €

L’équilibre

L’équilibre est l’état de héritage de l’association.

Cela comprend:

  • les actifs de l’association, c’est-à-dire ce qu’elle a. Un actif est « un actif ayant une valeur économique positive pour l’entité ». Les atouts comprennent:
    • droits de propriété (immobilisations),
    • créances (actifs courants: clients, créances …),
  • les obligations de l’association, c’est-à-dire ses moyens ou plus simple ce qu’elle devrait faire :
    • aux membres de l’association (fonds associatifs),
    • aux banques (emprunts, avances bancaires),
    • envers d’autres tiers (dettes fournisseurs, dettes envers les salariés et les organisations sociales, dettes envers l’État = autres dettes).

Les comptes qui font partie du bilan sont comptes « position » et leur solde est maintenu à un certain moment, celui de la date de clôture de l’exercice. La vente sont repris au début de l’exercice suivant pour assurer la continuité de l’état de la créance ou de la dette envers des tiers.

Cas pratique

L’association « Le club des amis d’Associathèque » a acheté un ordinateur pour 600 €, une imprimante pour 150 € le 30-06 / an N.

Le tout a été payé en espèces par chèque. Elle a également acheté du papier et de l’encre pour 50 €.

Actif Passif
Immobilisations 750 € Équité
Actifs courants Résultat – 50 €
Dette à long terme (emprunt)
Banque 800 €
Autres dettes
Total 750 € Total 750 €

Le magazine centralisateur

Lorsque l’association a mis en place plusieurs magazines auxiliaires, il est nécessaire de centraliser l’administration dans un magazine dit général ou magazine centralisateur.

Les enregistrements sont donc collectés dans un journal central afin que mensuellement.

Ce document est uniquement utilisé pour donner un sens cohérent (mathématiquement) à la comptabilité qui est présentée, assurant une parfaite égalité de l’ensemble des masses des mouvements comptables en débit et en crédit pour l’exercice.

Autres documents comptables

Sur la base des informations des comptes, les associations peuvent développer des outils permettant une meilleure gestion.

Le budget

Permet de prévoir l’activité de l’association ou d’un nouveau projet de manière coûteuse.

Plan de trésorerie

Cela vous permet d’anticiper les encaissements et paiements mensuels tout au long de l’année.

Tableaux de bord

Permet de suivre l’évolution de l’activité à travers quelques informations financières, et de les comparer avec les prévisions budgétaires.

Quelle périodicité des documents comptables?

Buts Document Périodicité
Suivre les revenus et dépenses de l’association Le livre de comptabilité Jour après jour
Connaître le solde de mon opération actuelle: perte ou profit? Le compte de résultat 1 fois / an
Estimer la valeur de mon patrimoine associatif L’équilibre 1 fois / an
Précisez les méthodes comptables et les événements importants de la vie de l’association Appendice 1 fois / an
Prévoir des revenus et dépenses futurs Le budget Établi depuis plus d’un an
Vérifié au moins une fois / trimestre
Ajuster et prévoir la situation des flux de trésorerie Plan de trésorerie 1 fois / mois
Résumer les missions de l’association Le rapport moral 1 fois / an
Fournir un aperçu des activités Le rapport d’activité 1 fois / an
Fournir un résumé des états financiers Le rapport financier 1 fois / an
Présenter les activités de l’association, ses missions et le résumé des comptes annuels Le rapport de gestion 1 fois / an

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