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Comptabilisation des achats et des services

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Dernière mise à jour:

Le grand nombre d’achats et de coûts supportés par l’entreprise se traduit par des documents comptables qui tiennent compte de cette diversité. L’enregistrement des achats nécessite donc une bonne maîtrise de la classe 6 du plan comptable général (PCG).


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Les différents types de coûts

Le plan comptable général distingue 3 catégories de dépenses selon leur nature.

Type de frais

Définition

Des exemples

Comptes PCG

Coûts d’exploitation

Achats et dépenses engagés au cours de l’exercice liés au fonctionnement de l’entreprise pour réaliser ses ventes.

Achat de marchandises

Coûts des télécommunications

Comptes 60 à 65 et 681

Coûts financiers

Frais engagés par l’entreprise pour financer ses activités

Intérêts sur prêts (compte 6611)

Agios relatifs aux prêts bancaires (compte 6616)

Comptes 66 et 686

Coûts exceptionnels

Les coûts ne reflètent pas la gestion actuelle ou financière de l’entreprise

Amendes (6712)

Comptes 67 et 687

L’amortissement et la dépréciation de l’actif ainsi que les provisions sont comptabilisés en charges dans les comptes 68 – amortissements et provisions, en cas de constatation ou d’augmentation des amortissements, dotations aux amortissements ou provisions.

Les comptes 69 existent également. Les éléments comptables d’un calcul ont été effectués en fin d’année car ils dépendent du montant du résultat atteint au cours de l’année. Cela comprend:

  • impôt sur le revenu (compte 695),
  • participation au résultat de l’exercice (compte 691).

Dans le journal, les coûts sont en principe enregistrés avec un débit d’un compte de classe 6 pour le montant hors taxes.

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Coûts d’exploitation

Les achats

Les achats de biens qui ne constituent pas des immobilisations sont enregistrés dans le compte d’un compte 60.

Compte PCG

Fonction

Observation

601

Achats économisés – matières premières

Matériaux utilisés pour fabriquer un produit final. Ils sont consommés pendant le processus de production.

602

Achats enregistrés – autres fournitures

Articles et substances qui sont consommés rapidement et qui contribuent à la transformation ou à la fabrication du produit final, mais sans affecter sa composition.

606

Achats non remplis de matériaux et de fournitures

Achats de biens pour lesquels il n’existe aucun enregistrement de stock. Le PCG décrit ce poste comme suit:

– 6061: fournitures non stockables (eau, gaz, électricité, carburant, autres énergies),

– 6063: fournitures d’entretien et petit matériel (par exemple: liquide vaisselle, papier toilette, pelles et râteaux, etc.)

– 6064: fournitures administratives (papier imprimante, crayons, calculatrice, etc.)

607

Achat de marchandises

Achats de biens destinés à la revente sans phase de transformation intermédiaire.

Le PCG distingue dans les comptes 60, les achats enregistrés et les achats non enregistrés.

Les achats enregistrés (comptes 601, 602 et 607) concernent des biens pour lesquels des comptes de stocks sont tenus (comptes de classe 3 – stocks). Ils nécessitent un inventaire physique (comptage manuel) à la fin de l’exercice.

Les achats en rupture de stock (comptes 606) concernent des biens pour lesquels il n’existe aucun compte de stock:

  • soit parce que ce sont des biens qui ne peuvent pas être stockés par nature (électricité, gaz, etc.),
  • ou parce que la tenue de registres d’inventaire n’est pas nécessaire afin de ne pas augmenter les besoins physiques d’inventaire, car les quantités stockées sont très faibles.

Selon l’entreprise, le même article peut être saisi comme achat enregistré pour une entreprise et comme achat non enregistré pour une autre entreprise.

Par exemple, pour la plupart des entreprises, les achats de carburant pour véhicules sont enregistrés comme achats non enregistrés (compte 6061). Pour une entreprise de transport disposant d’une pompe à essence sur site avec une réserve de carburant, celle-ci est enregistrée en tant qu’achat économisé (compte 60221).

Pour les comptes 6063 et 6064, seuls les biens dont le prix unitaire HT est inférieur à 500 € peuvent être enregistrés dans ces comptes. Sinon, ces actifs doivent être immobilisés (comptes de classe 2).

Nous rappelons également que pour chacun de ces éléments, l’entreprise peut créer des sous-comptes personnalisés en fonction de l’activité de l’entreprise (par exemple, pour un boulanger: 6011 – achat de farine, 6012 – achat de sucre, etc.).

Enregistrement des frais accessoires

Les coûts supplémentaires sont les services liés à l’achat de biens enregistrés au compte 60. Par exemple, il peut être fait référence aux frais de transport, aux primes d’assurance, aux commissions, etc.

Ces frais accessoires peuvent être enregistrés de 3 manières:

1ère méthode : inclure les frais supplémentaires dans le compte d’achat correspondant (601 pour les matières premières, 607 pour les biens). Cette méthode simple présente l’inconvénient qu’un enregistrement précis des coûts n’est pas possible.

2ème méthode : saisir ces coûts dans les comptes par type (comptes 61 ou 62) proposés par le PCG. Nous utilisons ensuite:

  • compte 6221 pour commissions et courtages
  • compte 6241 pour frais de transport avec achats
  • compte 616 pour les frais d’assurance.

3e méthode : utiliser le compte 608 – Frais accessoires inclus dans les achats et ventilés selon les besoins de gestion de l’entreprise.

Exemple: 6081 – Coûts supplémentaires lors de l’achat de matières premières.

Ce compte peut être ventilé comme suit:

  • 60811: Frais de transport lors de l’achat de matières premières
  • 60812: Frais d’assurance lors de l’achat de matières premières.

C’est probablement la méthode qui permet le meilleur enregistrement des coûts, tant que l’appartenance à la racine 60 intègre le concept d’achat. Il évite de se mélanger avec d’autres services externes (comptes 61 et 62, voir la section suivante).

Exemple: facture n ° 26789 du 1er septembre envoyée par la société Stewart à la société Ster

Achetez 2 tonnes d’acier: 9 000

Frais d’expédition: 1 000

Total HT 10 000

20% TVA 2000

Total TTC 12000

L’acier entre dans le processus de production de la société Ster.

1ère méthode:

Date

Référence

Numéro de compte

Étiquette de compte

Débit

crédit

09/01

Facture n ° 26789

601

Achats de matières premières

10 000

09/01

Facture n ° 26789

44566

TVA déductible sur d’autres biens et services

2000

09/01

Facture n ° 26789

401STER

Fournisseur vedette

12 000

2ème méthode:

Date

Référence

Numéro de compte

Étiquette de compte

Débit

crédit

09/01

Facture n ° 26789

601

Achats de matières premières

9 000

09/01

Facture n ° 26789

6241

Transport avec achats

1 000

09/01

Facture n ° 26789

44566

TVA déductible sur d’autres biens et services

2000

09/01

Facture n ° 26789

401STER

Fournisseur vedette

12 000

3ème méthode:

Date

Référence

Numéro de compte

Étiquette de compte

Débit

crédit

09/01

Facture n ° 26789

601

Achats de matières premières

9 000

09/01

Facture n ° 26789

60811

Frais de transport lors de l’achat de matières premières

1 000

09/01

Facture n ° 26789

44566

TVA déductible sur d’autres biens et services

2000

09/01

Facture n ° 26789

401STER

Fournisseur vedette

12 000

Les services

Les services achetés par la société sont enregistrés dans les comptes 61 – Services externes ou comptes 62 – Autres services externes. Exceptionnellement, les redevances pour les concessions, brevets, licences et marques sont enregistrées dans le compte 651.

Le PCG propose la ventilation suivante:

Numéro de compte

Titre du compte

611

Sous-traitance

612

Coûts de location

613

Location (mobilier et immobilier)

614

Coûts de location en copropriété

615

Maintenance et réparations

616

Primes d’assurance

617

Etudes et recherches

618

Documentation générale (exemple: abonnements à des magazines)

621

Personnel n’appartenant pas à l’entreprise (dont 6211 – personnel temporaire)

622

Frais d’intermédiaire et frais (dont 6 226 frais)

623

Publicité, publications, relations publiques

624

Transport de marchandises et transport collectif de personnel

625

Voyages, missions et réceptions (restaurant, hôtel, péages, indemnités kilométriques, etc.)

626

Frais de poste et de télécommunication

627

Services bancaires et services similaires

628

Divers (dont 6281 – aide divers – contributions)

Pour tous ces comptes, le plan comptable du système développé fournit des sous-comptes à 4 chiffres plus précis. En particulier, la liste des comptes est disponible sur le site www.plancomptable.com.

Autres charges d’exploitation

Numéro de compte

Titre du compte

Contenu

63

Taxes, frais et paiements similaires

Impôts et taxes à la charge de la société pour l’année, autres que la TVA, qui n’est pas un impôt sur les dépenses et les bénéfices (enregistré en 695).

On retrouve notamment les comptes suivants:

– 63511 – La contribution économique territoriale (CFE et CVAE, ancienne taxe professionnelle),

– 63512 – Taxe foncière

– 6371 – La contribution de solidarité sociale supportée par les sociétés

64

Frais de personnel

On retrouve dans ces comptes:

– salaires bruts du personnel (641 – salaires du personnel)

– cotisations patronales de sécurité sociale (645 – charges sociales et fonds de prévoyance).

65

Autres frais de gestion courants

Ce poste comprend les charges d’exploitation non incluses dans les comptes 60 à 64, telles que:

– Compte 651 – Redevances pour concessions, brevets, licences et marques

– Compte 654 – Pertes sur créances irrécouvrables (en cas de facture client impayée)

– Compte 658 – Divers frais de gestion courants (pour l’arrondissement dû aux déclarations fiscales telles que la TVA).

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Cas pratique corrigé

Dans ces 20 situations, indiquez le ou les articles PCG à débiter et à créditer dans le journal.

Non.

OPÉRATIONS

PUISSANCE

CRÉDIT

Non.

TITRE

Non.

TITRE

1

Réception de la facture d’achat des marchandises

607
44566

Acheter des marchandises
TVA déductible

401

Fournisseurs

2

Réception de la facture pour le loyer de la boutique

6132
44566

La location
TVA déductible

401

Fournisseurs

3

Réception de la facture d’électricité d’EDF

6061
44566

Énergie
La TVA

401

Fournisseurs

4

Réception de la facture pour la publicité dans les journaux

6231
44566

Avis
TVA déductible

401

Fournisseurs

5

Réception de la facture relative aux honoraires du comptable agréé

6226
44566

Honoraires
TVA déductible

401

Fournisseurs

6

Réception de la facture de réparation du véhicule

6155
44566

entretien
TVA déductible

401

Fournisseurs

7

Réception de la facture d’achat de fournitures administratives (ramettes de papier, crayons, etc.)

]6064

44566

Exigences administratives
TVA déductible

401

Fournisseurs

8

Certificat de réception assurance automobile (non soumis à la TVA)

616

Primes d’assurance

401

Fournisseurs

9

Réception de l’évaluation foncière des sociétés (CFE)

63511

CFE (hors taxes pro /)

512

Banque (ou 447)

10

Réception de la facture pour l’emploi d’agents temporaires

6211
44566

Personnel temporaire
TVA déductible

401

Fournisseurs

11

Avis de débit bancaire sur les frais de maintenance

6278

Divers services bancaires

512

Banque (ou 401)

12

Réception d’une facture pour le transport effectué lors d’une vente de marchandises

6242

44566

Transport en vente
TVA déductible

401

Fournisseurs

13

Réception de l’amende d’évaluation

6712

Amende fiscale

512

Banque (ou 447)

14

Reçu une facture du franchiseur concernant les frais de concession de marques et de licences

6511
44566

Redevances
TVA déductible

401

Fournisseurs

15

Conseils sur les flux bancaires lors de la location d’un coffre-fort

6276
44566

Location sécurisée
TVA déductible

512

Banque (ou 401)

16

Réception d’une facture pour l’achat de diesel.

6061

44566

Carburant

TVA déductible

401

Fournisseurs

17

Réception d’une facture pour l’achat d’une pelle

6063

44566

Petit équipement

TVA déductible

401

Fournisseurs

18

Réception d’une facture pour les frais d’hôtel

625

44566

Voyager

TVA déductible

401

Fournisseurs

19

Frais de téléphone et d’Internet

626

44566

Frais de poste et de télécommunication

401

Fournisseurs

20

Règlement de la cotisation annuelle à l’association patronale

6281

Compétitions diverses

401

Fournisseurs (ou 467 – Autres créances ou dettes)


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