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Quel compte de coûts pour un abonnement au logiciel cloud SaaS?

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Une question pour les comptables: quel compte de coûts faut-il spécifier pour les logiciels achetés par l’entreprise? Si la réponse dans les années 1990 et 2000 était assez simple, l’émergence de solutions SaaS ou cloud en ligne a changé la façon de gérer ces dépenses. Achat, abonnement, location ou maintenance, l’utilisation du logiciel n’est pas comptée de la même manière selon qu’elle est achetée avec un ordinateur autre que le PC ou sous contrat de service qui détermine la durée d’utilisation du logiciel en ligne (mode SaaS) ou sur l’ordinateur (par exemple, Adobe Creative Cloud).

Ces réponses sont basées sur le Compendium des normes comptables du 16 février 2017 de l’ANC (Autorité des normes comptables). Les comptes indiqués sont ceux du plan comptable général (PCG), la bible de tout comptable.

Autrement dit, l’achat d’un logiciel est un plus, tandis qu’un abonnement cloud est payant.

Achat de logiciels indépendants

Un logiciel autonome désigne une licence logicielle indépendante du matériel informatique acquis par l’entreprise. Par exemple, l’achat d’un ordinateur portable et d’une licence antivirus, vendus dans une boîte, pour un usage interne (sur place). Dans ce cas il faut compter achat de logiciel autonome sur le compte 205. Et bien sûr, comptez 44562 « TVA sur les immobilisations » si l’entreprise peut récupérer la TVA.

Acheter un logiciel avec du matériel

L’acquisition d’un logiciel préinstallé avec la machineet qui ne peut donc pas être séparé du matériel, le compte 2183. L’exemple le plus courant est le système d’exploitation Microsoft Windows préinstallé en OEM par les fabricants d’ordinateurs (Dell, Asus, Toshiba…).

Utilisation d’un cloud ou d’un logiciel SaaS

Le mode SaaS (distinct d’une plate-forme IaaS ou PaaS) n’est pas l’achat d’une licence d’exploitation. C’est un droit d’utiliser un logiciel hébergé sur la plateforme de l’éditeur qui reste propriétaire du logiciel concerné (abonnement Microsoft Office 365, Google Apps for Work G Suite, Dropbox Business…). Ce droit d’utilisation est comparable à un locationou compte 613. Des frais, car l’entreprise n’achète pas de marchandises.

Logiciel open source gratuit

L’open source ne signifie pas nécessairement gratuit, mais si c’est le cas, vous n’avez rien à inclure dans la comptabilité. Cependant, ce logiciel peut venir avec des options de formation ou payantes, des coûts à considérer.