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Enregistrer l’achat de logiciels en comptabilité

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Il existe trois catégories de logiciels: les logiciels qui ne peuvent pas être séparés du matériel informatique comptabilisé en 2183, les logiciels qui font partie d’un projet de recherche et développement et les logiciels autonomes.

Cet article couvre les logiciels autonomes (par exemple, les logiciels de gestion commerciale, les logiciels de comptabilité ou les logiciels de paie, etc.).

Logiciel à usage interne

Traitement comptable des logiciels acquis

Le logiciel acquis est immobilisé (compte 205) s’il est destiné à servir durablement l’entreprise. Un logiciel de contrôle intégré à l’ordinateur, dont le prix est distinct de celui du matériel, est également activé dans le compte 205.

Néanmoins, les dépenses sont reconnues comme des logiciels de faible valeur (inférieurs ou égaux à 500 euros), des logiciels qui ne correspondent pas à la définition d’un actif (les logiciels ne sont utilisés qu’une seule fois), les mises à jour logicielles et les mises à jour logicielles opportunes.

D’autre part, la modification fondamentale du logiciel et la mise à jour occasionnelle du logiciel sont prises en compte pour augmenter les possibilités d’utilisation. 205.

La comptabilité nécessite une distinction entre un logiciel standard et un logiciel spécifique:

  • Un logiciel standard est assimilé à cette propriété tangible. La TVA est donc due à la livraison,
  • Un logiciel spécifique est assimilé à des services. La TVA est donc due au moment du paiement.

Le logiciel est amorti sur 12 mois à compter du premier jour du mois d’achat.

Veuillez noter que les logiciels d’exploitation dont la facture est indissociable de la facture informatique sont débités au même titre que l’ordinateur et ne bénéficient pas d’une dépréciation exceptionnelle sur 12 mois.

Traitement comptable des logiciels associés

Le logiciel créé forme des actifs incorporels (compte 205) lorsque les conditions suivantes sont simultanément remplies:

  • Projet avec de sérieuses chances de réussite technique,
  • Intention, clairement exprimée par la Direction, de produire et d’utiliser ce logiciel de manière durable,
  • Indication de la durée de vie utile minimale estimée, compte tenu de l’évolution prévisible des connaissances techniques dans le domaine de la conception et de la production de logiciels,
  • Clarification de l’impact attendu sur le compte de résultat.

Les coûts de production du logiciel correspondent à tous les coûts supportés par l’entité aux étapes suivantes:

Pendant la phase conceptuelle, l’analyse organique (conception détaillée de l’application) fait partie des coûts inclus dans les coûts de production. Les frais généraux (analyse préliminaire) et l’analyse fonctionnelle (conception générale de l’application) sont exclus des frais de production.

Pendant la phase de production, les coûts de programmation (codage), de tests en cours et de jeux de test sont inclus dans les coûts de production.

Lors de la mise à disposition à l’utilisateur et de la phase de suivi, le développement de la documentation technique fait partie des coûts inclus dans les coûts de production. La formation et la maintenance (c’est-à-dire la surveillance des logiciels) sont exclues des coûts de production.

La comptabilité est cohérente avec celle des immobilisations produites par l’entreprise. Lors du développement d’un logiciel spécifique assimilé à un service soumis à la TVA sur les reçus, la TVA n’est pas prise en compte car il n’y a pas de reçu.

En termes d’amortissement, les règles comptables diffèrent des règles fiscales:

Concernant la durée d’amortissement, les règles comptables sont basées sur la durée d’utilité probable. Les règles fiscales fixent une durée maximale de cinq ans.

Le point de départ est fixé selon les règles comptables à la date de fin du logiciel.

Les règles fiscales prévoient deux hypothèses. Ou nous comptons sur la date d’achèvement du logiciel; ou nous déduisons les coûts de fabrication de logiciels des résultats de l’année au cours de laquelle ils ont été réalisés.

Logiciels commerciaux

Un logiciel à usage commercial est un logiciel utilisé comme support d’exploitation ou destiné à être vendu, loué ou commercialisé sous d’autres formes.

Le traitement comptable des logiciels utilisés comme méthode de contrôle (logiciel parent)

Le logiciel mère acquis a un traitement comptable identique à celui du logiciel à usage interne acquis.

Le logiciel maître créé est un logiciel mère développé par l’entreprise pour revendre les copies et logiciels utilisés pour les outils et les logiciels utilisés pour les outils de production dont les services sont facturés aux clients (location, traitement des contrats).

Ils constituent une immobilisation incorporelle (205) si les conditions de capitalisation sont simultanément remplies. Le traitement comptable, le contenu des coûts de production et l’amortissement sont identiques à ceux des logiciels à usage interne.

Le traitement comptable des logiciels destinés à être vendus ou loués

Il faut distinguer trois cas:

  • Masse logicielle standard produite à partir du logiciel parent

Les frais de reproduction du logiciel mère sur support magnétique, de documentation et d’outils pédagogiques sont comptabilisés en charges. Le logiciel vendu est comptabilisé en 706. A la fin de l’exercice, les travaux non encore facturés constituent des travaux en cours (dépenses nécessaires au développement du logiciel, y compris le DAP lié à l’amortissement du logiciel mère).

Les travaux en cours sont calculés comme suit:

Montant à amortir: 34 – Travaux en cours
Crédit: 713 – Variation des travaux en cours

Les travaux en cours doivent être repris au cours de l’exercice au cours duquel le transfert a lieu:

À débiter: 713 – Variation des travaux en cours
Montant à amortir: 34 – Travaux en cours

  • Logiciel spécifique conçu pour une commande spécifique

Les coûts encourus sont comptabilisés en charges au cours de l’exercice. Les logiciels vendus sont comptabilisés en 706. Des travaux non encore facturés sont toujours en cours à la fin de l’exercice.

Les travaux en cours se décomposent comme suit:

Montant à amortir: 34 – Travaux en cours
Crédit: 713 – Variation des travaux en cours

Les travaux en cours doivent être repris au cours de l’exercice au cours duquel le transfert a lieu.

  • Logiciel standard acquis pour être revendu tel quel

C’est une activité commerciale. Les achats sont inclus dans les achats de marchandises (compte 607). Le logiciel vendu est ensuite comptabilisé en 707.